Сколько кассовых книг должна вести организация

Кассовая книга

Сколько кассовых книг должна вести организация

В последнее время большинство организаций преимущественно переходят на расчеты в безналичной форме. Однако это не означает, что операций с наличностью не совершается вообще. Если хотя бы часть операций проходит в наличной форме, организации должны в обязательном порядке вести кассовую книгу.

Кассовая книга представляет собой специальный журнал, в котором фиксируются все операции с денежной наличностью. Она является одним из документов бухгалтерской отчетности.

Заполнять ее нужно в строгом соответствии с законодательством. Причем вести ее должны даже организации-упрощенцы.

Основные правила

Ведение кассовой книги осуществляется в соответствии со следующими правилами:

  1. Ведение кассовой книги происходит на протяжении всего года, то есть на один календарный год отводится одна кассовая книга.
  2. Заполняет книгу или главный бухгалтер, или заменяющий его сотрудник (в большинстве случаев кассир).
  3. В одной компании можно вести только одну книгу, даже не зависимо от того, сколько налогооблагаемых систем и видов деятельности в ней используется. Исключением является только ситуация, когда у организации имеется дочерняя фирма. «Дочки» ведут отдельные книги, копии которых в конце года они сдают в головной офис.
  4. В книге должны быть прописаны все операции компании с наличностью – как операции по приходу, так и по расходу. Основанием для внесения записей в книгу являются ордера.
  5. Если в какой-либо день операций с наличностью не совершалось, лист оставляют пустым.
  6. Есть две формы ведения кассовой книги — в бумажном и электронном виде. Правила заполнения будут зависеть от выбранной формы.
  7. Сведения вносят в книгу сразу после того, как деньги были внесены в кассу или взяты из нее.
  8. Форма кассовой книги утверждена законодательно.
  9. В конце каждого рабочего дня, в котором осуществлялись операции с наличностью, все сведения из книги сверяются с данными ордеров.

Кто ведет кассовую книгу

Все записи в кассовой книге делаются кассиром. Именно он осуществляет выдачу и прием наличности, сопровождая это соответствующими записями в книге. На каждом заполненном листе кассир должен проставлять свою подпись, которая будет означать, что кассир принимает на себя всю ответственность за проведенные операции.

В конце каждого трудового дня кассир должен передать в бухгалтерию остаток денег и все кассовые ордера. Бухгалтер тоже должен подписать заполненный лист книги. Если бухгалтера нет на рабочем месте, подпись может поставить его заместитель. Такую процедуру необходимо повторять ежедневно.

Способы ведения кассовой книги

Ведение кассовой книги в 2016-2017 году возможно как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

При заполнении книги на бумаге есть два варианта ее ведения:

  1. Покупается готовая книга и заполняется от руки. Обычно они имеет либо пятьдесят, либо сто листов.

Перед тем, как начать ее заполнять, необходимо пронумеровать и сшить все листы, скрепить штампом, подписями управляющего компании и главного бухгалтера.

Листы такого журнала подразделяются на два вида:

  • Вкладные – их можно заполнять только шариковой ручкой;
  • Отрывные – их заполнение происходит с помощью копировальной бумаги, то есть на них полностью повторяются сведения, записанные на вкладные листы
  1. Подготавливаются листы книги в электронном виде, после чего они распечатываются и заполняются ответственным сотрудником. Листы можно заполнять вручную, а можно на компьютере, и печатать их после заполнения.

Нумерация листов должна быть сквозной, то есть с начала года номера проставляются в порядке возрастания.

Электронная кассовая книга составляется с использованием технических средств. При заполнении на компьютере должна быть обеспечена защита от постороннего доступа, потерь и искажений информации. Подписывается документ электронными подписями.

Если при заполнении допущена ошибка

Если при заполнении книги была допущена ошибка или описка, ее можно исправить. Листы нельзя вырывать, подтирать неправильно написанные записи лезвием и пользоваться замазкой.

Исправления должны делаться следующим образом: аккуратно перечеркивается неправильная запись, рядом делается правильная запись. Исправление записи должно подтверждаться подписями кассира и главного бухгалтера. Если на одном листе делается несколько исправлений, рядом с каждым из них должны быть проставлены по две подписи.

Если ошибка такая серьезная, что ее нельзя исправить одним зачеркиванием, перечеркивается сразу весь лист. На этом листе пишут слово «аннулировано». После этого новый лист заполняется правильными сведениями.

Лист вырывать нельзя ни в коем случае. Кассир должен подать о случившемся заявление в письменном виде главному бухгалтеру. Управляющий компании или главный бухгалтер должен собрать комиссию, которая несет ответственность за корректировку книги. После этого составляют бухгалтерскую справку, где описывают ошибку и ее исправление.

Необходимо очень тщательно проверять информацию, вносимую в книгу, так как книга должна храниться в организации пять лет.

Бланк и образец заполнения кассовой книги можно найти в статье.

Часто возникающие вопросы

У компаний при ведении кассовой книги возникают следующие вопросы:

  1. Кто контролирует ведение книги.
  2. Какие особенности ведения книги в обособленных подразделениях.
  3. Сколько книг должно быть в одной организации.

Рассмотрим каждый из этих вопросов подробнее.

Контроль за ведением кассовой книги

Контролировать, правильно ли кассир ведет книгу, должен главный бухгалтер. Процедуру проведения контроля устанавливает управляющий компании. Эта процедура должна быть отображена в учетной политике компании. Основными моментами, которые должен проверять бухгалтер, являются:

  • Проверка нумерации;
  • Проверка соответствия кодов;
  • Правильность ведения книги;
  • Проверка бумаг, которые филиалы должны передать в головной офис.

Особенности ведения книги в филиалах

Если у компании есть обособленные подразделения, они, также как и головные компании, должны заниматься заполнением кассовой книги при совершении операций с наличностью. Заполняется она в соответствии с общими правилами. Однако есть некоторые особенности:

  1. Когда филиал организации самостоятельно вносит деньги на банковский счет, открытый головным офисом, кассовый лимит устанавливается такой же, как и для главного офиса. Если подразделения передают наличность в кассу компании, они могут самостоятельно устанавливать для себя лимиты. Однако в обоих случаях лимит должен быть прописан в приказе управляющего.
  2. Обособленные подразделения организации должны передавать копии страниц книги в головной офис.
  3. На обложке кассовой книги должно быть написано, что эти книга является книгой специального подразделения.

Количество книг в организации

Обычно в одной организации ведется одна кассовая книга. Но в некоторых случаев книг можно вести несколько:

  • Организация является платежным агентом – в таком случае у компании должно быть две кассовых книги: одна предусмотрена для проведения операций с наличностью, а вторая – для наличности, принятой компании в роли платежного агента.
  • Организация имеет филиалы – в каждом филиале имеется своя кассовая книга.

Источник: https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/vedenie-kassovoj-knigi

Правила ведения Кассовой книги на предприятии

Правильное ведение и оформление кассовых операций – это защита от штрафов. Поэтому нужно обращать внимание не только на заполнение приходно-расходной кассовой документации, но и на остальные формы.

В частности, кассовая книга играет серьезную роль в правильном оформлении кассовых операций, но не все ее умеют вести и даже не стремятся научиться этому. Хотя это важно!

Что это за документ?

Кассовая книга (потом по тексту – Книга) представляет собой документ, обобщающий все кассовые операции за день.

Она ведется ежедневно, за исключением не рабочих дней, и в ней находит свое отражение всё движение наличных средств, оформляемое приходными и расходными кассовыми документами.

По окончанию дня в ней подводится итог – указываются обороты, — и высчитывается лимит кассы, который переходит на следующий день.

Кассовая книга фактически – это своеобразный регистр, содержащий в себе перечень приходных и расходных операций с указанием первичных документов, на основании которых проводятся данные операции, с указанием сумм, корреспондирующихся счетов и даже характера операции. С помощью этой книги фиксируется весь наличный поток предприятия.

Кассовая книга относится к обязательным бланкам.

И, несмотря на то, что на текущий момент разрешается самостоятельно предприятиям разрабатывать первичные документы, эта книга имеет строгую унифицированную форму, поскольку не относится к документам бухгалтерского учета.

Кассовая книга предназначена для фиксирования всех кассовых операций, проводимых компанией в наличной форме. А обращение наличности регулируется нормативными актами Центрального Банка РФ.

Однако кассовая книга не для всех является обязанностью!

Скачать бланк Кассовой книги Форма КО-4

Особенности ведения документа предпринимателями

Прежде всего, стоит отметить, что обязанность оформления наличных операций унифицированными формами кассовых документов и вообще их учет не зависит от применяемой налоговой системы.

Кассовые документы должны вести все: и те, кто находится на общем режиме, и те, кто признается спецрежимниками. Почему? Потому что операции с наличными средствами – это самостоятельная отрасль учета, данные которой активно используется при налогообложении и при ведении бухучета.

Однако у кассового учета есть свои нюансы, касающиеся, в частности, обязанности предпринимателя его вести. Так, у ИП есть право выбора: он может кассовые документы оформлять, а может этого и не делать.

Но данное право зависит от соблюдения им сразу нескольких и одновременных условий:

  • он обязан учитывать свои доходы, либо расходы и доходы, и (или) другие объекты налогообложения, или физические показатели, которые характеризуют конкретный вид деятельности;
  • учет должен вестись только по нормам налогового законодательства РФ, т.е. в соответствии с Налоговым Кодексом РФ;
  • и обязанность ведения такого учета должна быть предусмотрена исключительно Налоговым Кодексом РФ.

В противном случае, на предпринимателя ложится обязательство по оформлению кассовых операций согласно Указанию №3210-У Центробанка России в полном объеме. Однако если все-таки предприниматель, несмотря на соблюдение всех вышеуказанных условий, решит вести кассовый учет, делать это ему придется в строгом соответствии с Указанием №3210-У. Т.е.:

  • с оформлением приходных и расходных унифицированных кассовых документов;
  • с оформлением Кассовой Книги;
  • самостоятельно или с привлечением уполномоченного лица;
  • с установлением кассового остатка или без такового. Правда, в этом случае нужно издать приказ: об отсутствии лимита кассы. Иначе, даже 0 будет считаться лимитом, а его превышение хотя бы на 1 копейку будет наказываться штрафом.

А вот для юридического лица выбора – оформлять или нет кассовые операции – не предусмотрено.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Нюансы оформления для организаций

Все юридические лица обязаны оформлять наличные денежные операции кассовыми документами! Эта обязанность распространяется и на малые, и на крупные компании; и на те предприятия, у которых есть или нет обособленных подразделений.

Единственное, малые предприятия имеют право не устанавливать кассовый остаток. Но об этом должен быть оформлен соответствующий приказ.

Кассовая книга и иные кассовые документы у организации ведутся:

  1. на бумаге или в электронном формате;
  2. непосредственно руководителем компании или уполномоченным лицом;
  3. с применением унифицированных форм;
  4. независимо от налоговой системы, которую применяет предприятие.

Сама же Кассовая книга обязана вестись в строгом соответствии с требованиями, изложенными в Указании №3210-У Банка РФ.

Порядок ведения документа рассмотрен в следующем видеосюжете:

Основные правила ведения и заполнения

Все поступающие и выдаваемые в течение дня наличные средства должны быть оформлены кассовыми документами – приходным или расходным кассовым ордером, – с последующим занесением произведенных операций в Кассовую книгу.

Записи в Книгу вносятся ежедневно, исключая не рабочие дни и те дни, в течение которых не было движения наличных средств.

Причем, все записи вносятся строго на основании расходных или приходных кассовых ордеров, оформленных в соответствии с нормативными требованиями и имеющих унифицированную форму.

Образец заполенния Кассовой книги

По окончании рабочего дня кассир обязан произвести сверку данных, занесенных в кассовую книгу и отраженных в кассовых документах. И только после этого он выводит остаток, ставит свою подпись.

А отрывной лист Книги вместе с подтверждающими операции документами передается бухгалтеру, который указывает в экземпляре Книги кассира о количестве полученных документов и ставит свою подпись.

Далее принявший документы бухгалтер (или главный бухгалтер) проводит дополнительную сверку.

Кассовая книга имеет две части, которые заполняются одновременно:

  • отрывную часть, которая передается в бухгалтерию и там хранится вместе с первичными кассовыми документами, подтверждающими проведение операций;
  • непосредственно сама Книга, которая остается на руках у кассира.

Ежедневно Книга начинается с отдельного листа, на котором указывается:

  • текущая дата и номер листа (причем, у отрывного листа все записи без исключения, в том числе и номер листа, идентичны неотрывному экземпляру);
  • операции и обороты за день;
  • остаток наличности с предыдущего дня и лимит на конец дня.

Сама кассовая книга открывается новая на каждый год. Но при этом количество листов в ней и количество ее экземпляров, приходящихся на конкретную организацию, зависит от объема производимых за день и, соответственно, за год операций. Так, в течение дня может быть заполнен не один ее лист!

Кассовую книгу, как правило, прошнуровывают в конце года, а ее шнуровку – на последней странице скрепляют печатью и записью «прошнуровано и пронумеровано ___ листов».

На предприятии допускается ведение нескольких Книг, когда:

  • компания является платежным агентом. В этом случае у нее отдельно предусматривается Книга для ее собственных наличных операций и отдельно – для денег, которые были приняты фирмой при выполнении обязанностей платежного агента;
  • при наличии обособленных подразделений, у каждого из которых своя Книга.

Вести Книгу можно и на бумаге и в электронном формате.

Нюансы оформления

Если Книга ведется на бумажном носителе, то ее заполнение возможно и вручную, т.е. сразу на бумаге, или с помощью, например, компьютера и с последующим выведением на бумаге в конце дня.

Что касается кассовой книги, оформляемой в электронном формате, то для этой цели используются специальные технические средства, которыми:

  • обеспечивается защита от несанкционированного вмешательства в них, защита от искажений и утраты накапливаемой ими информации;
  • обеспечивается хранение документов на срок не меньше 5 лет;
  • гарантируется возможность создания копий на бумаге при необходимости.

Что касается порядка ведения Кассовой книги на бумаге и в электронной форме, то он одинаков для обоих вариантов и соответствует требованиям ЦБ РФ, утвержденным в Указании №3210-У.

Но стоит отметить, что документы, сформированные в электронном виде:

  • подписываются электронной подписью с учетом норм Федерального закона «Об электронной подписи» №63ФЗ;
  • по своей юридической силе равны аналогам на бумажном носителе;
  • должны составляться без ошибок, поскольку в них не допускается внесение изменений, как только такой документ подписан. Однако и в бумажных документах, несмотря на допущение исправлений, на практике не приветствуются ошибки.

Специфика для обособленных подразделений

Каждое обособленное подразделение компании при проведении операций с наличностью отражает их в своей собственной Кассовой книге. Порядок ее оформления аналогичен, что и для Книги головного предприятия.

Однако есть своя специфика:

  • лимит. Если подразделение организации сдает самостоятельно наличные средства на расчетный счет, открытый головному предприятию в банке, то для этого подразделения кассовый остаток определяется в порядке, предусмотренном для юридических лиц. Если же подразделение сдаёт наличную выручку в кассу головной компании, то лимит определяется самим подразделением. Однако и в том, и в другом случае лимит закрепляется приказом только руководителя головной компании!
  • передача копии листа Кассовой книги. Обособленные подразделения предоставляют головной компании копию Листа Книги в установленном ею порядке;
  • на обложке Книги должно быть обязательно указано структурное подразделение.

А в остальном ведение кассовой книги должны отвечать Указанию №3210-У ЦБ РФ.

Как правильно формировать данный документ в 1С 8.2, рассказано в данном видеоматериале:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=7032

Кассовая книга

Сколько кассовых книг должна вести организация

Обновление: 14 марта 2017 г.

В процессе осуществления хозяйственной деятельности отечественные субъекты предпринимательства широко используют наличные деньги. Право на использование компаниями наличности предоставлено нормотворческими актами РФ. Однако такому праву корреспондирует обязанность компании соблюдать кассовую дисциплину. Неотъемлемым элементом кассовой дисциплины является кассовая книга.

Общий порядок оформления кассовых операций

Отечественные компании вправе использовать в процессе своей деятельности наличные деньги и наличные расчеты.

Наличные расчеты возможны при реализации товаров или услуг населению за наличные или же в случае выплаты зарплаты из кассы компании. Также наличность может передаваться подотчетным лицам или получаться компанией в банке.

Российские компании могут использовать наличные деньги и в иных случаях, перечень которых не является исчерпывающим.

Надо помнить, что порядок реализации товаров или услуг за наличные деньги не идентичен и существенно отличается от порядка оформления кассовых операций компаниями.

Все отечественные компании, осуществляющие прием или выдачу наличности, обязаны иметь кассу. В данном случае под кассой имеются в виду не ККТ, а помещение и организация работы.

Российские компании, использующие наличные расчеты, самостоятельно устанавливают лимит наличных денег на конец дня в кассе. Это правило прямо следует из содержания п. 2 Указания Центрального Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Лимиты берутся не произвольно, а рассчитываются согласно указаниям Центробанка РФ. Важно помнить, что вся наличность, превышающая соответствующий лимит, должна сдаваться в банк.

Пунктом 4.6 Указания Центробанка РФ прямо предусмотрено, что наличные, поступающие в кассу или выдаваемые из кассы, обязательно отражаются в кассовой книге. Безошибочное ведение кассовой книги является непременным условием для соблюдения кассовой дисциплины.

Записи в указанную книгу вносятся на основании кассовых документов, которыми являются приходный и расходный кассовые ордера. Такие ордера подписываются бухгалтером и кассиром. Если такие операции ведет руководитель, то и кассовые документы подписывает руководитель.

В конце каждого рабочего дня кассир производит сверку данных в кассовой книге и кассовых документах и в этой же книге указывает остаток денег, который заверяется подписью кассира. Соответственно, заполнение кассовой книги должно осуществляться без ошибок.

Как правильно вести кассовую книгу в 2017 году

Официальная форма кассовой книги утверждена Госкомстатом России в Постановлении от 18.08.1998 № 88. Этим же Постановлением утверждены и введены в действие иные формы кассовых документов, заполнение которых необходимо при оформлении и осуществлении операций с наличными.

Необходимо особо подчеркнуть, что Госкомстат в вышеназванном Постановлении только разработал и утвердил форму кассовой книги, но не разработал инструкцию или рекомендации по ее заполнению и оформлению.

Как следует из содержания п. 4.7 Указаний Центробанка РФ, компании могут вести кассовую книгу в электронном или бумажном виде. Кассовую книгу в бумажном виде допустимо заполнять как от руки, так и на компьютере, или иным машинописным способом.

В кассовую книгу могут вноситься изменения, но только в случае, если такие исправления содержат дату их внесения, подписи и расшифровки подписей лиц, вносящих исправления в книгу.

Если же книга ведется в электронном виде, то она должна быть подписана электронной подписью, а технические средства, при помощи которых она ведется, должны исключать несанкционированное вмешательство в содержание книги.

Независимо от способа ведения кассовой книги в 2017 году обеспечить ее хранение обязан руководитель компании, ведущей соответствующую книгу.

Записи в кассовую книгу вносятся по каждому приходному или расходному кассовому ордеру.

При ведении кассовой книги следует учитывать содержание приказа Министерства финансов РФ от 30.03.2015 № 52н, которым утверждены методические рекомендации по применению и заполнению кассовой книги, а также порядок ведения кассовой книги.

В силу вышеназванных рекомендаций кассовая книга применяется при движении наличных рублей, иностранной валюты и денежных документов.

Денежными документами являются оплаченные талоны на ГСМ, питание, путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками, марки государственной пошлины и иные документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в организации.

При заполнении листов кассовой книги следует помнить и неукоснительно соблюдать правило, согласно которому листы по движению денег заполняются отдельно от листов, предназначенных для учета движения денежных документов. Листы кассовой книги, отражающие движение денежных документов, должны иметь отметку «фондовый».

Все записи в кассовую книгу вносятся лицом, ответственным за внесение в нее записей, незамедлительно после выдачи или получения наличных денег или денежных документов. Основанием для внесения соответствующих записей в книгу является расходный или приходный кассовый ордер, оформленный в строгом соответствии с требованиями отечественных законодательных актов.

В указанных выше рекомендациях Минфина РФ содержится ответ на вопрос, как правильно вести кассовую книгу. Кассовая книга компании должна быть прошита и пронумерована.

В качестве обязательного требования, предъявляемого к кассовой книге, названа также обязательность скрепления такой книги печатью компании. Количество листов в такой книге должно быть заверено собственноручными подписями руководителя предприятия и его главного бухгалтера с обязательной расшифровкой таких подписей.

Важно помнить, что все расходные или приходные операции обязательно должны отражаться в кассовой книге. Все сведения в кассовую книгу вносятся на основании правильно оформленных кассовых документов. Все денежные средства, указанные в кассовой книге и превышающие лимит остатка наличных, должны быть сданы в банк.

Помимо сказанного выше, следует учитывать, что если в течение рабочего дня движения наличных денег в компании не было, то соответствующий лист кассовой книги можно не заполнять.

Ответ на вопрос, как вести кассовую книгу обособленному подразделению, содержится в Указаниях Центробанка России, из содержания п. 4.6 которых следует, что обособленные подразделения отдельную кассовую книгу не ведут, а только лишь сдают отдельные заполненные листы кассовой книги в головную организацию. Порядок такой сдачи компания устанавливает самостоятельно, но с учетом дат формирования и сдачи отчетности.

Общий контроль за ведением кассовой книги Центробанк РФ возлагает на главного бухгалтера соответствующей компании или ее руководителя, если в компании нет главного бухгалтера.

В заключение следует отметить, что ненадлежащее ведение кассовой книги является нарушением порядка ведения кассовых операций и согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за такое нарушение компания может быть оштрафована на сумму от 40000 до 50000 рублей.

Также читайте:

  1. Лимит кассы для малых предприятий
  2. Выдача денежных средств в подотчет

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс. Дзен

Источник: http://GlavKniga.ru/situations/s502011

Как заполнять и вести кассовую книгу?

Один из обязательных документов для любого предприятия, оперирующего денежными средствами, – кассовая книга. При этом не имеет значения, государственное это предприятие или частное, какую систему налогообложения выбрал владелец. Книга должна быть правильно составлена, систематически заполняться, не содержать помарок. За ведение данной документации отвечает кассир, бухгалтер предприятия или владелец.

Основные положения

Положение от 12.10.2011 года, утвержденное Центробанком, устанавливает порядок работы с кассовой книгой.

Согласно ему, любой субъект хозяйствования при непосредственной работе с наличными обязан вести данную отчетную документацию.

Если ранее индивидуальные предприниматели (ИП) могли не вести данный вид документации, то выход данного постановления обязал их к ведению кассовых книг вне зависимости от системы налогообложения.

Оформляется документ по форме КО-4, утвержденной Госкомстатом 18 августа 1998 года, постановление №88.

Заводят книгу в начале года и заполняют до начала следующего календарного года. Затем книга сдается в архив предприятия, где хранится 5 лет. На протяжении этого времени налоговая служба может проверить ее, дать замечания по ведению документации и даже выписать штраф.

На предприятии может быть только одна действующая кассовая книга. Неправильное ведение документа, допущение ошибок и неправильных их исправлений или же и вовсе его отсутствие при проверке может привести к штрафам.

Заполнение кассовой книги

На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О. предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2016 год».

Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.

  1. Касса за. Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2016.
  2. Лист. Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
  3. Номер документа. Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
  4. От кого получено или кому выдано. Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
  5. Номер корреспондирующего счета, субсчета. Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
  6. Приход. Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
  7. Расход. Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
  8. Итого за день. Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.
  9. Остаток денежных средств на конец дня. Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.

При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой. В конце каждой страницы указывается количество ордеров (приходных, расходных).

Заполняется документ чернилами или шариковой ручкой. При этом для облегчения работы кассир может использовать копировальную бумагу при заполнении отчета кассира.

Элементы книги

Главный элемент документа – вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно идентичны, но при этом вкладной лист всегда в книге, отчет кассира же аккуратно вырывается из нее и прилагается к ордерам, полученным и выданным на протяжении дня. Лист и отчет за одну дату имеют одинаковую нумерацию страниц.

Заполняя книгу от руки, данные вносятся на лист книги и в отчет.

Особенности ведения кассовой книги

Работая с документом, кассир вносит в него данные на основании ордеров, как приходных, так и расходных. Один ордер – это одна запись. Изначально, в книгу вносятся все операции по приходным, а уже затем по расходным ордерам.

Ежедневно в конце дня кассир обязан сверить данные кассовых ордеров с внесенными записями и вывести остаток. Затем заверить сумму подписью. Кроме того, полученная сумма сверяется с кассой. Проверяет полученные в ходе расчетов записи главный бухгалтер, затем подписывает листы документа, которые он проверил.

При отсутствии операций с деньгами в связи с выходным, простоем предприятия или просто отсутствием клиентов остаток переносится на следующую страницу. Сумма при этом не меняется.

Ошибки при заполнении

К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок. Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:

  1. При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
  2. В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка «Аннулировано». После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.

При наличии ошибок кассир также обязан составить служебную записку на имя руководителя предприятия или бухгалтера, в котором будет указано наличие ошибки.

После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге.

Проверки и штрафные санкции

Проверяет данный вид документации налоговая инспекция и при выявлении нарушений выписывает штраф. При этом ошибки и несоответствия, обнаруженные более чем через 2 месяца после их совершения, не могут быть подвергнуты штрафу.

За нарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

  • для ИП в размере 4 000 – 5 000 рублей;
  • для юридических лиц – 40 000 – 50 000 рублей.

Данные суммы закреплены статьей 15.1 КоАП РФ.

Как сшить книгу?

Перед началом ведения кассовой книги необходимо просчитать количество необходимых листов и распечатать их.

Не рекомендуется распечатывать страницы «впритык». Лучше всего распечатать несколько дополнительных страниц на тот случай, если при заполнении книги будут допущены ошибки и понадобится вносить исправления на новых листах.

Затем все страницы нумеруются. При этом используется сквозная нумерация страниц. Книга прошнуровывается или сшивается с помощью толстых ниток, затем заверяется подписями директора и главного бухгалтера. Важно, чтобы листы невозможно было изъять из книги. Для этого книга опечатывается с помощью сургучной или мастичной печати.

На последнем листе указывается фактическое количество листов. При этом цифры должны быть расшифрованы, то есть, написаны прописью. Данный лист также подлежит подписи бухгалтера и директора предприятия.

Есть варианты, когда книга сшивается при помощи ниток, при этом их кончики опечатываются при помощи бумаги. Кроме того, листы могут склеиваться. В любом случае, они должны быть скреплены таким образом, чтобы их нельзя было не только изъять, но и вставить новые.

При оформлении кассовой книги не используются скрепки или другие виды переплета, которые не могут гарантировать целостность книги.

Электронная версия кассовой книги

Вести книгу можно не только в рукописном формате, но и в электронном варианте. При этом может быть как частичное ведение электронной книги (с распечатыванием страниц), так и полностью компьютеризованное.

При ведении в электронном варианте к началу следующего рабочего дня должны составляться машиннограмы «Вкладной лист» и «Отчет кассира», имеющие одинаковое содержание. В них должны быть отражены все необходимые реквизиты и суммы денежных поступлений.

При получении машинограммы кассир проверяет их правильность и заверяет их подписью. Вкладные листы хранятся у кассира до конца года, а отчет передается в бухгалтерию. Нумеруются листы, как и в обычной книге – в порядке возрастания. Последний лист месяца содержит отметку о количестве листов, заполненных в этом месяце.

Ведется такая электронная кассовая книга с помощью специальной программы, посредством которой листы распечатываются и затем сшиваются. Титульный лист подготавливается и прикрепляется к вкладным листам в конце года.

Электронное оформление документации допускает оформление книги не только за год, но и поквартально.

Также кассовую книгу можно вести  полностью в электронном варианте с помощью программ «1С», «Налогоплательщик Юл» и других. Удобно это делать большим предприятиям, которые имеют лицензионные версии данных программ и специалистов (кассир, бухгалтер, директор), владеющих электронной подписью.

При ведении кассовой книги в таком форме необходимо помнить, что она должна быть защищена:

  • от доступа третьих лиц. Для этого необходимо применять пароль доступа к ней или же и вовсе электронную подпись;
  • от потерь и искажений. Подразумевает создание резервных копий или хранение их на сервере, запись на диски и другие надежные носители информации.

Заверяется такая книга с помощью электронной подписи, получить которую можно на основании положения закона от 06.04.11 №63-ФЗ.

После приложения электронной подписи к документу в нем не допускаются исправления.

: Ведение кассовой книги на программе 1С

Узнайте, как правильно создать и заполнить книгу при помощи программы 1С, не допустить ошибок при ее оформлении и внесении в нее данных. В видео-уроке показаны основные этапы не только заполнения, но и создания книги, даны разъяснения по работе с программой и основам ведения документации.

Кассовая книга – один из важнейших финансовых документов в любой организации, работающей с денежным потоком. За наличие данной документации и правильность ее оформления отвечает кассир, а также главный бухгалтер. Отсутствие кассовой книги или неправильное ее ведение приводит к штрафу.

Источник: http://moyaidea.ru/zapolnyat-i-vesti-kassovuyu-knigu.html

Как правильно заполнить кассовую книгу

Кассовая книга (КК) — это внутриорганизационный документ, иллюстрирующий совокупность всех операций в организации за конкретную дату (рабочий день). Ее унифицированный номер обозначается как КО-4 (постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88).

С 2013 года она не является обязательной, теперь это решение принимается учреждением самостоятельно. Бланк документа может быть разработан и закреплен локальными нормативно-правовыми актами организации.

В статье вы найдете: инструкцию, как заполнять кассовую книгу, образец.

Ведение кассовой книги в 2018 году

Итак, у вас есть кассовая книга, как правильно вести 2018 годом? Процесс происходит по такой схеме. За кассу должен отвечать кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указаний № 3210-У). Контролирующая функция остается за главным бухгалтером.

Каждая организация по факту сама регламентирует процесс движения наличных денежных средств.

В бюджетных учреждениях, где идет постоянное движение денежных средств, обязательно должна присутствовать кассовая книга, как правильно ее вести 2018, можно отразить в следующей обобщенной схеме:

  1. Кассир ежедневно сводит остатки на начало и конец рабочего дня. Суммы эти должны быть равны. Если же за какой-либо день операции не производились, свод можно не формировать. Остаток автоматически перенесется на следующий день.
  2. Поступление денежных средств оформляется приходным кассовым ордером, выдача наличных денег проводится через расходные ордера. Номера каждому из этих документов присваиваются по порядку, а информация о них отражается в книге.
  3. В дни, когда осуществлялось движение наличных денег, завершать работу кассир будет подведением итогов расчетного периода. В книге отражаются все дневные операции и заверяются подписью ответственного работника. Все движения и их записи должны поступить на проверку главному бухгалтеру.

Кассовая книга, бланк, скачать Word

Перед вами бланк по форме ОКУД 0310004. По сути это пустая кассовая книга, образец заполнения вручную можно найти в конце статьи.

Заполнение кассовой книги

Если говорить об оформлении КО-4, то необходимо соблюдать следующие требования:

  • на титульном листе отражаются реквизиты организации;
  • бланк соответствует одному финансовому году;
  • каждая страница должна быть пронумерована.

Заполнять можно как вручную, так и в бухгалтерских программах.

Некоторые учреждения ведут вручную. На первом листе открывается порядковая нумерация. Записи делаются шариковой ручкой с черными и синими чернилами. При внесении информации кассир использует копирку, чтобы продублировать вносимую запись. Отрывной частью служит та, на которой нанесена «живая» запись. Дублированная часть остается в кассовой книге.

Подпись на каждой части ставится отдельно. Информация о РКО и ПКО вписывается в каждую строку. Она должна быть одинаковой в каждой из двух частей КК. Если в отчетный день совершается множество операций с ДС, и одной страницы для их внесения не хватает, то маркируется «перенос». В этой ячейке отражается приходная и расходная величина на момент переноса.

Записи на следующем листе начинаются этой же цифрой.

Конец периода фиксируется итогами по ПКО и РКО, и выводится наличный остаток на конец дня. Главный бухгалтер производит сверку с первичными приходными и расходными документами и заверяет КК.

Сшивается журнал по итогам года, период — с 01 января по 31 декабря финансового года. Каждый лист должен быть пронумерован, прошит и закреплен печатью на последней странице. Обязательна запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Заверяется сшив подписями руководителя и главного бухгалтера организации (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88).

Как исправлять ошибки

Исправления ошибок в КО-4 допустимы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ № 3210-У). Если недочет не влияет на кассовый итог, то неправильное значение аккуратно зачеркивается поперек, а сверху обозначается правильная надпись. Исправление заверяется подписями ответственных лиц.

Если погрешность затронула итоговый результат, то страница с ошибкой полностью аннулируется, а верные данные отражаются на новом листе. По факту исправления составляется специальная справка с указаниями измененных значений. Исправления вносит кассир или другой ответственный за ведение.

Образец заполнения кассовой книги

Если учреждение оперирует денежными средствами, но при этом не ведет кассовую книгу или же заполняет ее с грубыми нарушениями, то такие действия признаются административным правонарушением. Следовательно, административная ответственность ляжет на плечи руководителя (или главного бухгалтера) организации. Действующим законодательством предусматриваются штрафные санкции:

  • в отношении юридического лица — в размере от 40 000 до 50 000 рублей;
  • в отношении руководящего должностного лица или главного бухгалтера (их ИФНС рассматривает, как физлицо), — в размере до 5 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-pravilno-zapolnit-kassovuyu-knigu

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *