Как сделать график работы на месяц

Как сделать график: пошаговая инструкция, советы и рекомендации

Как сделать график работы на месяц

Табличный процессор Microsoft Excel – это многофункциональное приложение, позволяющее автоматизировать обработку цифровой информации (инженерные расчеты, решение задач, бухгалтерская документация). Иногда для лучшего понимания «того, что говорят цифры» требуется визуализировать их. Наиболее подходящий для этого способ – диаграммы и графики. Как лучше сделать их и какими они бывают – расскажет эта статья.

Разновидности графиков в Microsoft Excel 2007

В зависимости от того, какой тип цифровой информации требуется отобразить, используются разные виды графиков:

  • классический (с изломами);
  • гистограмма (вертикальные столбцы);
  • линейчатый (горизонтальные столбцы);
  • круговой (диаграммы);
  • точечный (аналог классического);
  • биржевые;
  • поверхность;
  • кольцевой;
  • лепестковый;
  • пузырчатый.

В Excel они объединены в 10 групп. В каждой из последних присутствует от 2 до 16 вариантов исполнения. Им отведен целый блок во вкладке «Вставка» под названием «Диаграммы». Вставка предустановленного шаблона из этого подраздела – обязательный шаг любого способа того, как сделать график в «Эксель».

Создание графика условно можно разделить на 2 этапа: подготовка цифровой информации и построение. Первый не особо сложный – в нем требуется последовательно вписать в ячейки требуемые значения и выделить их. Если они отличаются между собой на одно и то же число(1,2,3,4…) или это дни недели, то можно ускорить этот процесс с помощью функции «Автозаполнение».

Второй этап того, как сделать график в «Excel» по данным, состоит из 2 шагов:

  • После выделения в блоке «Диаграммы» (вкладка «Вставка») выбрать тип нового графика. Сделать можно 2 способами: выбрать прямо в блоке один из нужных или нажать на кнопочку в правом нижнем углу подраздела для вызова окна со всеми вариантами.
  • Выбрать один из вариантов исполнения и нажать него.

Новый график появится рядом или поверх данных для него. Чтобы переместить его в другую часть листа, нужно навести курсор на границу (он должен изменить форму на крестик с 4 стрелками, направленными в разные стороны) и, зажав левую кнопку мыши, передвинуть его.

Иногда при создании диаграммы возникает необходимость изменить ее из-за ошибочно выделенных или новых данных. Чтобы исправить неполный или ошибочный график, нужно:

  • Нажать правой кнопкой мыши на его графической части (столбцах или линиях).
  • В контекстном меню выбрать подпункт «Выбрать данные».
  • В новом диалоговом окне нажать на кнопку «Добавить».
  • Вписать в строчку «Имя ряда» название для нового диапазона цифр (будет отображено в легенде графика).
  • Нажать на кнопку в правой части второй строки и выделить требуемые значения.
  • После завершения выделения снова нажать на кнопку в правой части окошка и нажать на «Ок» в основном окне.

В этом и заключается способ того, как сделать график дополненным.

Ступенчатый график

Стандартного шаблона для того, как сделать график такого типа, в Microsoft Excel нет. Но можно воспользоваться одним из стандартных, построив его по специально подготовленным данным.

Подготовка заключается в следующем: нужно создать 2 списка значений. В первом должны дважды повторяться все значения, кроме первого и последнего. Во втором – все значения. Это требуется для создания «ступенек».

После подготовки 2 колонок с цифрами их нужно выделить и воспользоваться стандартным шаблоном-диаграммой под названием «Точечная с прямыми отрезками».

Как сделать график работы в Excel

Microsoft Excel — это большая таблица, и поэтому один из вариантов ее использования – формирование графика смен для последующей распечатки. Способов изготовления графика работы 2:ручной и автоматический. Первый способ достаточно прост, так как в нем нем не используется вставка диаграмм. Заключается он в следующем:

  • Заполнить ячейки в столбце фамилиями сотрудников.
  • Выделить ряд ячеек над первой фамилией первого работника и заполнить их числами месяца или днями недели с помощью автозаполнения.
  • Изменить ширину столбцов, содержащих ячейки с номерами дней: выделить нужные столбцы, нажать ПКМ на их буквенном названии и выбрать в контекстном меню пункт «Ширина столбца», ввести желаемое значение.
  • Выделить ячейки на пересечении фамилии и дней месяца или недели, соответствующих рабочему расписанию.
  • Объединить их и изменить их цвет с помощью инструмента «Заливка», расположенного во вкладке «», блок «Шрифт». Альтернативная комбинация вызова: Alt>Я>З.
  • Заполнить первые ячейки графика с помощью предыдущего шага. Чтобы быстро заполнить оставшиеся можно воспользоваться «Автозаполнением».

Под графиком добавить расшифровку цветов.

Автоматическое создание графика дежурств

Главное преимущество автоматического способа того, как сделать график, перед ручным состоит в том, что при изменении одного из значений меняется он строится программой заново.

Чтобы создать график дежурств, нужно выполнить следующий алгоритм:

  • Выделить столбцы со следующей информацией: фамилия, дата начала и количество дней.
  • Вставить шаблон графика «Линейчатая с накоплением».
  • Для изменения диапазона времени в графике нужно вписать в любые 2 свободных ячейки вписать первую и последнюю дату, а затем изменить их формат на «Общий».
  • Нажать на строчку с датами внутри графика и в выпадающем меню выбрать «Формат ряда данных».
  • В новом окне поставить отметку около «минимальное значение» и «максимальное значение» в текстовые поля вписать значения из третьего шага.
  • Поставить отметку около «Цена основных делений» и в текстовое поле вписать какое-либо число. Оно обозначает количество дней между отметками на графике.
  • Выделить левый блок с фамилиями и в контекстном меню, вызываемом ПКМ, выбрать подпункт «Формат оси».
  • В новом диалоговом окне нужно поставить отметки около строчек «Обратный порядок категорий» и «в максимальной категории». Это отсортирует фамилии по алфавиту и оставит строку с датами под графиком.
  • Выделить часть графика, обозначающую дни до начала дежурства (на скриншоте выделено синим).
  • Вызвать выпадающее меню и выбрать подпункт «Формат ряда данных».
  • Последовательно перейти в подпункты «Заливка» и «Цвет границы» и поставить в них отметку около «Нет заливки» и «Нет линий» соответственно.
  • Для изменения вида графика нужно выделить его цветные части и вызвать их свойства с помощью правой кнопки мыши («Формат ряда данных») или горячей клавиши «Ctrl +1».

К сожалению, этот способ можно ограниченно использовать для создания рабочего графика на предприятии. Но с его помощью можно составить план работ или график отпусков.

Microsoft Excel это мощный инструмент для работы с числами. Также он позволяет сделать графики, как один из способов их наглядного представления.

Источник: http://fb.ru/article/417740/kak-sdelat-grafik-poshagovaya-instruktsiya-sovetyi-i-rekomendatsii


Образец excel графика сменности 2017

Образец excel графика сменности 2017 позволяет отследить посещаемость сотрудников, систематизировать и значительно упростить процесс оценки эффективности персонала, ускорить процедуру начисления заработной платы. Как автоматизировать и усовершенствовать планирование, читайте в материалах статьи.

Как составить шаблон графика выхода на работу, образец в excel

Шаблон образца excel графика сменности 2017 разработан на основе табеля учета рабочего времени. Автоматизированная система планирования сокращает количество времени, которое традиционно занимало заполнение бумажных носителей.

Скачайте документы по теме:

Правильное использование и форматирование скачанного графика смен позволит кадровику контролировать процесс. Вести учет рабочего времени по каждому месяцу отдельно становится более удобно. В течение нескольких минут ответственный специалист имеет возможность представить отчет по любому месяцу и году.   

Функциональные возможности скачанного образца графика работы в excel позволяют не задумываться, с какого дня недели начнется месяц. Все, что придется сделать – это указать нужный год и учетный месяц. Субботы, воскресенья выделены другим цветом. Это позволяет без труда ориентироваться в днях недели.

Фамилия Имя Смены Часы Дата Дата Дата Дата Дата Дата
Иванов Иван 5 40
Петров Александр 10 80
Сидоров Федор 0 0

Обратите внимание! Скачанный в excel график работы сотрудников в шаблонном варианте будет выглядеть так, как указано и установлено в листе «Настройки». Праздничные и выходные дни рационально отметить красным цветом и серым фоном. Это поможет ориентироваться в графике значительно быстрее и упростит текущую работу ответственного специалиста.   

Образец графика выхода на работу необходимо составлять при сменной работе. Без графика нельзя обойтись сотрудникам, которые работают:

сторожами объектов;

водителями;

полицейскими;

пожарными;

обслуживающим персоналом газовых объектов, служб и так далее.

При составлении графика необходимо учитывать действующее законодательство. Работа по графику производится в организациях, где нельзя остановить производственный процесс. Круглосуточная трудовая деятельность помогает увеличить выпуск продукции или оказываемых услуг, обеспечивает безопасность гражданам, если работа связана с обслуживанием объектов жизнеобеспечения.

Как заполнить образец сменного графика работы, чтобы исключить переработку

Образец сменного графика работы на бумажных или электронных носителях заполняют с учетом статьи 99 ТК РФ. На основании действующего трудового законодательства продолжительность сверхурочной работы не может превышать установленную максимальную норму, определенную на уровне 120 часов в год.

Исключить ошибки и переработки поможет правильно установленный учетный период. Суммированный учет рабочего времени и предварительно составленный график сменности на три, шесть, девять месяцев или один год позволят соблюсти все нормы, установленные на законодательном уровне.

Обратите внимание! Образец графика дежурств на месяц заполняется с учетом нормативов рабочих часов. При дежурствах «сутки через трое» за учетный период рационально принимать квартал, полугодие и год. 

Исключить переработку свыше 120 часов в течение года поможет график сменности, разработанный с учетом специфики деятельности предприятия. При заполнении электронного документа вносят информацию:

о количестве работников в каждой смене;

о порядке чередования сотрудников;

о времени начала и окончания смены;

о количестве отработанных часов в течение одной смены;

о времени перерывов;

об общем количестве часов в учетном периоде. 

Обратите внимание! Независимо от формы и способа заполнения графика сменности сотрудников знакомят с составленным документом не позднее, чем за один месяц до вступления графика в силу.

График сменности  

Скачать чистый бланк
Скачать в .xls

Скачать заполненный образец
Скачать в .xls

Лист ознакомления с заполненным графиком сменности

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Образец графика работы сторожей составляют с учетом установленной продолжительности рабочего времени. График сменности разрабатывают за учетный период для сотрудников с суммированным учетом рабочего времени.

При сменной работе персонал трудится по установленному графику сменности.

Документ составляют с учетом мнения профсоюзного комитета или официального представительского органа работников, если такой имеется в компании (статья 103, часть 2 и 3 ТК РФ).   

При составлении образца графика сменности сторожей на 3 человек необходимо учитывать следующие особенности

Продолжительность рабочего времени не может превышать установленную норму (статья 91 ТК РФ, часть 2) При введенном суммированном учете рабочего времени для определения нормального количества рабочих часов учитывают особенности, установленные статьей 104 ТК РФ
Для отдельных категорий сотрудников продолжительность рабочих смен не может превышать установленный предел Основанием является статья 94 ТК РФ
Рабочие смены, предшествующие праздничным дням, сокращаются на один час На основании статьи 95, часть 1 ТК РФ
Ночные смены сокращаются на один час На основании статьи 96, часть 2 ТК РФ
Нельзя в графике проставлять две рабочих смены подряд На основании статьи 103, часть 5 ТК РФ
Непрерывный отдых, предоставляемый в течение одной недели, не должен быть меньше 42 часов На основании статьи 110 ТК РФ

При заполнении образца графика дежурства сторожей на месяц можно использовать электронную форму или бумажные носители. Работодатель выпускает приказ о введении сменного режима работы. В документе необходимо перечислить всех работников, в отношении которых будет установлен такой режим, перечислить должности.

Обратите внимание! Все условия сменной работы сторожей отражают в коллективном договоре или в правилах внутреннего распорядка организации. Обязательно указывать продолжительность рабочей недели, смены, в том числе и неполной смены. Так же следует определить время начала, окончания работы, перерывов, порядок чередования дней работы и отдыха.     

Справка

В образце excel графика сменности сторожей вносят:

  1. ФИО сотрудника;
  2. должность;
  3. количество смен;
  4. количество часов;
  5. количество общих отработанных часов по окончанию учетного периода.

Кадровикам необходимо учитывать, составлять график сменности на один месяц при сменном режиме работы нерационально. За учетный период следует брать квартал, полугодие, год. График составляют сразу за весь период работы.

Образец графика работы сторожей заполняется с учетом требований трудового законодательства и относится к обязательным документам для работодателя и работника, заключивших трудовой договор. Если в основном договоре нет условия о сменном режиме работы, необходимо составить дополнительное соглашение, в котором отдельным пунктом указать данное условие.

Работодатель не имеет права привлекать сотрудников к выполнению трудовых обязанностей вне графика сменности.

Сверхурочные работы не вносятся в график и выполняются в случае крайней необходимости (статья 99, 103 ТК РФ).

Часы, отработанные сверхурочно, учитываются в табеле рабочего времени и не должны превышать четырех часов в течение двух рабочих дней подряд, 120 часов в течение всего года (части 1, 6 статьи 99 ТК РФ).    

Сменная работа сторожей вводится вместе с суммированным учетом рабочего времени. Если продолжительность работы в течение одной недели отклоняется от установленной сорокачасовой нормы, рационально применять сменный график. Продолжительность трудовой смены на законодательном уровне, по общему правилу, не установлена. Исключением являются сотрудники следующих категорий:

инвалиды (смена устанавливается в соответствии с медицинским заключением);

водители и так далее.

Полный список категорий работников, для которых установлена максимальная продолжительность трудового дня, приведен в статье 94 ТК РФ.

При неявке сотрудника на смену работодатель вправе привлечь отработавшего сторожа к сверхурочной работе с его письменного согласия. Но при этом необходимо предпринять соответствующие меры по его замене.

По истечении четырех часов сверхурочной работы сотрудник вправе прекратить трудовые обязанности.

Табель учета рабочего времени формы № Т-13 применяется при автоматизированной обработке данных. Ночное время учитывается с 22 до 6 часов утра. В документ вносят соответствующие буквенные или цифровые коды.

Обеденный перерыв не входит в рабочее время. Его продолжительность составляет от 30 минут до двух часов. Для сторожей перерыв устроить невозможно. Поэтому работодатель обязан создать условия, чтобы работник смог пообедать непосредственно на своем посту. Отсутствие перерыва не считается нарушением трудового законодательства.    

При использовании графика сменности сотрудников привлекают к работе в нерабочие выходные и праздничные дни. Организация оплачивает такую работу по двойному тарифу или по заявлению сотрудника предоставляется дополнительный выходной день.

В таком случае праздничный день будет оплачен по одинарному тарифу. С графиком сменности работников знакомят за один месяц до вступления документа в действие.

Сотрудники обязаны поставить свою подпись, что с графиком ознакомлены, и указать дату ознакомления.  

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384638-qqq-17-m7-obrazets-excel-grafika-smennosti


Как составить план на месяц

Тема сегодняшней статьи «Как составить план на месяц». Я хочу подробнее остановиться на ежемесячном планировании. Для того чтобы в плане на каждый месяц ничего не было забыто придется немного поработать.

Как правильно составлять план на месяц? Этот вопрос меня интересует вот уже несколько лет. Пробуя применять разные методики и советы, я остановилась на том, что план на год лучше сразу разбить по месяцам.

План на месяц разрабатывается на основе плана на год, но не только. В нем также учитываются постоянно появляющиеся фиксированные дела и встречи. В статье «Как составить план на год по всем правилам»  я рассказывала, как подхожу к его составлению на предстоящий год.

Когда я перечитала статью, то решила, что менять подход к планированию не буду. Также как и раньше, начну с определения ценностей своей жизни и перечисления личных желаний. Сравню, насколько мои желания совпадают с моими жизненными ценностями. Выберу те, что больше всего мне нужны и «греют» мое сердце и ум.

И на основании этого отредактирую долгосрочные планы (на 5 или 10 лет) и составлю план на 2016 год.

Все больше вопросы планирования мной решаются онлайн. Поэтому для хранения информации и планирования я использую онлайн сервис Evernote. Это, действительно, удобно и постепенно становится естественной потребностью.

Но все же, бумажный ежедневник для меня так и остается действенным инструментом. Я его воспринимаю своеобразным «магическим» помощником. Во время  заполнения ежедневника используется мелкая моторика пальцев рук, подающая сигналы в мозг. Так тренируется мозговая деятельность, а, как известно, это улучшает и восприятие, и память.

Напомню шаги, которые приведут к составлению эффективного плана на месяц.

Все начинается в конце календарного года. У меня это ноябрь месяц.

  1. Анализирую текущий год — отвечаю на вопросы: чем этот год был хорош и что плохо, чему этот год меня научил. Ответы на эти вопросы пишу в конце текущего ежедневника. Очень интересно со временем вспомнить, как прошел этот год.
  2. Жизненные ценности — определяю или корректирую. Записываю обязательно на первых страницах ежедневника.
  3. Сферы жизни – те области, которые составляют мою жизнь и те, что хотела бы развить
  4. Мои желания — основа планирования. ЧтО именно лично Я, а никто-то другой, хочу иметь или добиться в различных областях своей жизни
  5. Глобальные цели – конкретные, не больше пяти на год
  6. Долгосрочное планирование — план на 5 или 10 лет. Вписываю в таблицу. По горизонтали — годы. В графах по вертикали сферы жизни. К примеру, у меня это здоровье, саморазвитие, семья, работа, дом, общение, хобби.
  7. Среднесрочное планирование — планирование на следующий год. Таблица: горизонталь — месяцы, вертикаль – сферы.
  8. Затем, на каждую цель составляется конкретный план, определяются сроки выполнения, и шаги по достижению цели разносятся в планы по месяцам.

Как составляется план для достижения цели

  • Выбирается цель.
  • Составляется план достижения цели.
  • Затем он разбивается на большие задачи, объединенные этой целью, которые выполняются в определенные временные рамки за месяц, два или несколько.
  • В свою очередь эти пункты плана делятся на более мелкие, которые планируется выполнить или в течение недели, или конкретного дня.

Ежемесячное планирование

Составляю список задач на месяц:

  • Фиксированные дела, встречи и задачи разношу в календарь на месяц в виде таблицы.
  • Остальные – в виде списка. Этот список постоянно перед глазами. Из него формируются планы, как на неделю, так и на каждый день.

Страницы моего планера:

  • Календари: на 2016 год — в начале блокнота, на 2017 год– в конце
  • Жизненные ценности. Написаны от руки в виде списка.

  • Сферы моей жизни
  • Глобальные цели
  • План на перспективу (пять лет) — таблица
  • План на год — список и таблица (разбита на месяцы)
  • 12 разворотов страниц для списка планов  и сетки календаря на каждый месяц

В начале блокнота, после записи жизненных ценностей, определения сфер жизни  и планов на перспективу и на год я выделила 12 разворотов из двух страниц, соответствующих каждому месяцу года. В них я вписываю запланированное на этот месяц, даже если задумывалось что-то на много раньше. Эти записи использую, когда расписываю дела в план на каждый последующий месяц.

Но кроме больших целей, связанных с саморазвитием, с работой и достатком  мы еще и просто живем: отдыхаем, общаемся, любим. При этом мы хотим быть не просто загнанными лошадками, но и успевать осознавать каждый день, радоваться ему. Как все это совместить? Ответ, банально прост — нужно заранее все обдумать и запланировать: и радость, и отдых, и работу.

Даже если не удается воплотить в жизнь все запланированное,  все равно не появляется ощущение потерянности и вопрос: что нужно сделать в этом месяце? — просто не возникает.

А теперь на конкретных примерах покажу, как я составляю план на каждый месяц.

Сначала записываю, что конкретно по каждой сфере своей жизни я планирую сделать в этом месяце. В начале месяца в ежедневнике на одной странице составляю такую таблицу.

Планирование дел по сферам жизни на январь месяц 2016 года

Затем фиксированные дела и даты заношу в сетку календаря на месяц. Это мне нужно для наглядности. Тут могут быть встречи и посещения различных мероприятий; даты: дни рождения, дни памяти. Если посмотреть на таблицу дел по сферам жизни, то в сетку календаря на месяц я разнесла именно фиксированные по дням и времени пункты.

План-календарь на январь месяц 2016 года

Остальные дела можно отнести к тем, которые нужно делать регулярно или каждый день, или с определенной периодичностью.  Помнить и контролировать их выполнение легко с помощью чек-листа.

Чек-лист — Январь 2016 г

Конечно, для такого анализа и планирования нужно затратить время. Именно поэтому в плане на любой год в ноябре месяце у меня есть запись: анализ текущего года и планирование будущего. А на конец каждого месяца есть такой пункт в плане: составить план на будущий месяц.

План на месяц всегда фактически готов, потому что в конце текущего года была проведена  работа по планированию предстоящего.  План на месяц нужно будет только аккуратно записать и держать всегда на виду, ежедневно просматривая.

Успеха вам!

@М.Антонова

_____________________________________________________________

Больше на эту тему можно узнать из статей сайта «Без Знаний нет УСПЕХА»:

Источник: https://aniramio.ru/kak-sostavit-plan-na-mesyac/