Как правильно заверять копии документов для налоговой

Сшивка документов для налоговой – алгоритм сшивания, требования налоговой, основные ошибки, сопроводительное письмо + видео

Как правильно заверять копии документов для налоговой

Финансовые документы – бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом. Они представляют ценность для учреждений или предприятий. Для правильного оформления и хранения их подшивают определенным образом. Минфин выпустил рекомендации по сшиванию бумаг нитками в архив и для налоговых органов. К процедуре предъявляют определенные требования.

Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:

  • лично, представителем;
  • заказным письмом;
  • в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.

Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.

Заверенные копии сшивают определенным образом.

Сроки предоставления документов

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку.

Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика.

ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.

При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы. Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.

Подавать сшитые документы следует в следующие организации:

  • при отчетности в налоговые органы;
  • при передаче дел в суде;
  • при сдаче документов в архив;
  • при подаче на участие в тендерах;
  • при передаче в банк заверенных копий бумаг.

Для сшивания потребуются инструменты:

  • степлер и скобы;
  • иголка, шило и нитки;
  • специальные механические устройства.

Сшивают документы, общий объем которых более одной страницы.

Как видно, существует несколько вариантов сшивания. Однако в некоторые учреждения требуют использование только ниткой. Это является мерой безопасности: заменить сшитые листы, закрепленные печатью, невозможно.

Требования к сшиванию

На сегодняшний день нет одной инструкции по сшиванию документов. Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:

  • Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
  • ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
  • Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
  • Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
  • Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
  • Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
  • Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Разница между сшиванием оригиналов и копий в том, что концы ниток в стопки с копиями не заклеивают бумагой и не ставят печать. исключением будет для налоговых проверок.

Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:

  1. наименование документа;
  2. дату составления описи;
  3. небольшую аннотацию;
  4. опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
  5. количество листов прописью и цифрами;
  6. подпись делопроизводителя.

Составление документа будет поэтапное:

  • Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
  • Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
  • Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.

Нумерация страниц не допускает исправлений. При пропуске страниц можно использовать нумерацию из цифр и букв при разрешении принимающей документы организации.

Особенность сшивания для налоговых органов

Налоговая служба является серьезным органом, требующим регулярных отчетов. Она имеет право самостоятельно проверить всю предоставленную документацию на правильность оформления и оригинальность.

Налоговый инспектор будет требовать только заверенные документы. Все копии обязаны быть точными дубликатами оригинала и содержать заверяющие реквизиты, имеющие силу в юридическом аспекте.

Копии прошивают аналогично оригиналам.

Некорректно сшитые документы любые службы откажутся принимать.

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя.

Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки. Наклейка должна быть небольшой – до 5х5 см.

На ней обязательно ставят заверительную подпись, объем страниц, ФИО руководителя и печать организации.

В налоговые органы вместе с шитыми бумагами подают сопроводительное письмо с подробным указанием содержания и количеством бумаг.

Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов. Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение». Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами.

Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.

Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:

  • игла;
  • шило;
  • клей канцелярский;
  • шпагат, капроновая нить;
  • чистый лист бумаги.

Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.

Начинают с проделывания трех отверстий. Для этого используют шило или дырокол. Отверстия должны быть отнесены от левого края на 2 см. Для прошивания берут большую и толстую иглу – «цыганскую». Обычные иглы быстро сломаются.

В иглу вдевают нитку 40 см. Если соблюдать последовательность, то ее хватит на два прошива. Это исключит протирание ниток во время длительного хранения или частых перемещений. Иглу вводят с задней стороны.

  • Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
  • Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
  • Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
  • Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.
  • Повторяют все операции еще раз.
  • С тыльной стороны связывают двойным узлом два конца нити.
  • Наклеивают на узелок небольшой листочек и заверяют документ подписями и печатями.

Наклейка и кончики ниток оставляют для того, чтобы было видно завязанный узелок.

Ошибки при сшивании

Наиболее распространены три ошибки:

  1. Заклеивают узелок обычной бумагой. Для этого должна быть специальная заверительная бумага – папиросная. Она позволяет видеть наличие и целостность узелка.
  2. Документы оформляют не по правилам. Готовить документы к подаче налоговым органом следует опытному человеку, неправильное оформление будет причиной возврата бумаг.
  3. Применение любого клея: карандаш, ПВА и др. Обязательное условия подшивки для налоговых органов – использовать для приклеивания заверительной бумаги канцелярский клей.

Многостраничные документы должны отвечать следующим требованиям:

  • хорошо читается содержание, визы, даты;
  • со всех листов легко делаются копии;
  • прошивка не разлетается при чтении;
  • страницы имеют последовательную нумерацию с первого листа, указано их общее количество;
  • на обороте последнего листа или отдельном листе стоит заверительная подпись и поставлена печать.

Виды сшивания

Документы можно сшивать различным образом. Отличие будет заключаться в количестве отверстий:

  • Сшивание на 3 дырки используют для бумаг в налоговую службу и архив. Расстояние между дырочками должно быть 3 см. Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице. Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие – нижнее – среднее. Далее кончики связывают и заклеивают.
  • Сшивание на 4 дырки применяют для регистрационных документов предприятия. Расстояние между отверстиями 1,5 см. После пробивания отверстий бумаги переворачивают тыльной стороной. Нитка должна проделать следующий путь: нижнее отверстие – крайнее нижнее отверстие – второе нижнее отверстие – второе верхнее – крайнее верхнее – второе верхнее. Завязывают узелок и заклеивают бумагой.
  • Сшивание на 5 дырок для бухгалтерской документации со сроком хранения более 10 лет. Прошивают бумаги подобно предыдущему методу – змейкой.

При прошивке строго соблюдают симметричность и вертикальность. Стежки должны быть ровными, а для этого все отверстия отмечают ровно под линейку. Завершающим этапом будет связывание нити одним крепким двойным узлом. Свободные края заклеивают.

На прошитых листах должны быть видны все визы, даты, а инспектор смог легко читать весь текст.

Где сшить документы

Сшивание является достаточно сложной и важной задачей. Если в штате нет документоведа, который знает все правила оформления и имеет опыт в сшивании, то можно обратиться в стороннюю организацию. Таких специалистов можно найти в типографии или архиве. Конечно, за их услуги придется заплатить, но работа будет выполнена качественно и быстро.

Сшивать листы лучше свободно, чтобы они легко открывались и можно снять с них копии.

Заверение документов для налоговой

Для налоговых органов заверять каждый лист не требуется. Достаточно поставить подписи на обратной стороне все прошивки.

Налоговая служба в любой момент имеет право запросить документы на проверку. Согласно ст. 93 НК предоставляют заверенные копии. Но там нет четкого указания в заверении и оформлении прошивки. Ранее чиновники требовали визировать каждый лист подшивки, а подписи ставили только на многостраничных документах. Однако с конца 2015 года Минфин разрешил использовать одну подпись для заверки подшивки в налоговую службу.

За границы наклейки должны выступать только концы ниток. На ней делают надпись «Все верно, пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».

Запись дополняют количеством листов в цифровой и прописной форме, должностью визировавшего копию сотрудника, подпись и расшифровку к ней, дату заверения. Если используется печать, то она должна захватить края наклейки, дату и подпись.

Сегодня продаются готовые наклейки с требуемым текстом. Работнику только останется проставить от руки число листов, подпись и дату.

Если в компании используется печать, то копии можно заверить ей. Некоторые организации используют факсимильную подпись для ускорения процесса. Однако ГОСТ допускает только личную подпись, инспектор вправе оштрафовать за каждую по 200 рублей.

Налоговые органы не имеют право требовать нотариальную заверку каких-либо бумаг.

Последовательность проставления реквизитов заверения не зафиксировано в законодательных актах, но существует ряд дополнительных моментов:

  • Право на заверку копии имеет только руководитель организации или уполномоченное должностное лицо, работающее в организации. Даже доверенность на право удостоверения верности копии на имя стороннего лица не позволяет формально ему заверять подписью копии документов от имени компании.

Для того чтобы работник получил полномочия на заверение, их прописывают:

  1. во внутренней документации (приказ, инструкция и др.);
  2. в доверенности;
  3. в трудовом договоре, так как заверка не только право, но и обязанность.
  • Делают отметку о местонахождения подлинника. Копию документов организации можно заверять, только если в ней хранится оригинал. Например, неправомерно заверять учредительные документы другой организации в сторонней компании.
  • Верность копии свидетельствуют подписью уполномоченного лица и печатью, если она имеется.

Сопроводительное письмо

Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.

Чиновники не требуют составление описи в сопроводительном письме, но она повысит безопасность и исключит споры в будущем по поводу правильного предоставления документов. В одну подшивку лучше собрать однотипные документы: счет-фактуры, накладные и др. Компании легче проверить набор высылаемых бумаг, а инспектору удобнее проверять.

Без указания причины предоставления документов налоговикам трудно отследить исполнение организацией требований. Повышается риск получения штрафов за непредставление документов.

Сшивать документы для предоставления в налоговые органы требуется по определенным правилам, аккуратно и ровно. Обязательно должна быть наклейка с печатью, подписями, датой и количеством листов. К подшивке прилагают сопроводительное письмо с описью. Важно помнить, что неправильное и несвоевременное предоставление документов полагается штраф согласно ст. 126 НК.

Источник: https://www.finanbi.ru/kak-sshivat-dokumety-dlya-nalogovoy-po-trebovaniu-82

Как заверить документы на налоговый вычет самостоятельно

И если первый вариант потребует немалых финансовых затрат, то второй вариант является самым простым и экономным. Для самостоятельного заверения достаточно оставить свою подпись на каждой странице ксерокопий со словами «Копия верна», затем подпись, инициалы, а также и дата.

Все ваши сделанные копии должны быть в лучшем виде и качестве, то есть четкими и ровными без разрезов и надрывов.

Заполнение декларации не должно вызывать никаких особенных сложностей, учитывая лояльное отношение налоговой инспекции к законопослушным гражданам и повсеместной компьютеризации отделений.

Исчерпывающие ответы на интересующие вопросы можно с легкостью получить у квалифицированных специалистов. Учитывайте, что если вы желаете получить возврат налога сроком за 24 месяца (2 года), то и необходимые документы нужно готовить соответственно в двух экземплярах.

Как правильно заверить документы для налоговой при покупке жилья?

НДФЛ и вычеты Сколько запросов поступило нам сегодня по налогам: 64 Имущественный вычет при покупке объекта недвижимости оформляется посредством подачи в налоговую инспекцию списка необходимых документов.

Пакет должен включать в себя следующие документы: • Налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ; • Копии страниц паспорта, заверенные нотариально, либо любого другого документа, подтверждающего личность.

Несмотря на то, что законом предоставление подобной документации не требуется, налоговая инспекция может предъявить подобное требование; • Справку по форме 2-НДФЛ; • Заявление на оформление налогового вычета, в котором указываются реквизиты банковского счета, на который будут зачислены денежные средства; • Копия договора купли-продажи объекта недвижимости; • Копии бумаг, подтверждающих понесенные затраты; • Копия свидетельства о регистрации права собственности.

Документы для налогового вычета при покупке квартиры

Если за это время вы меняли несколько мест работы, справки необходимо предоставлять со всех предприятий, где вы раньше работали. Помощь в получении документов С возникшими трудностями помогут справиться некоторые специализированные сервисы, такие как «Верни налог».

Дополнительную информацию о том, какие документы для налогового вычета за квартиру важны, стоит просмотреть видео: Но если возникли трудности или появились интересующие вопросы, то в отделе работы с налогоплательщиками обязаны отвечать на любые вопросы опытные и квалифицированные специалисты, а также проводить личные консультации.
Целью деятельности налоговой службы с налогоплательщиками в последнее время является максимум информации и минимум очередей. Узнать о бесплатных семинарах можно ознакомившись с документами на специальных стендах, которые обязаны быть расположены в общем зале.

Документы для вычета

организация на жилом объекте электро-, водо- и газоснабжения и канализации (в том числе автономных).

  • При покупке на территории Российской Федерации квартиры или комнаты (доли/долей в них):
  • собственно покупка квартиры или комнаты (доли/долей в них);
  • приобретение прав на квартиру или комнату (доли/долей в них) в строящемся доме;
  • приобретение отделочных материалов;
  • работы, связанные с отделкой квартиры или комнаты (доли/долей в них), в том числе разработка проектной и сметной документации на проведение отделочных работ.

Принятие к вычету расходов на достройку и отделку приобретенного дома или отделку приобретенной квартиры или комнаты возможно только в том случае, если в соответствующем договоре указано приобретение незавершённых строительством жилого дома, либо квартиры или комнаты (прав на них) без отделки.

Документы для налогового вычета за квартиру

При приобретении имущества в общую долевую собственность до 1 января 2014 года размер вычета распределяется между совладельцами в соответствии с их долей/долями собственности.

В случае приобретения имущества после 1 января 2014 года распределение размера вычета в случае приобретения жилья в общую долевую собственность отменено.

Имущественный вычет предоставляется в размере фактически произведенных расходов каждого из сособственников в пределах общего установленного лимита вычета.


При этом родители, имеющие несовершеннолетних детей и приобретающие жильё в общую с ними долевую собственность, вправе применить имущественный вычет без распределения по долям. Если жилье было приобретено по договору мены с доплатой, это не является поводом для отказа в получении имущественного вычета, поскольку Налоговым кодексом не запрещен такой вариант приобретения жилья.

Имущественный вычет при приобретении имущества

В ИФНС подается оригинал справки.Заметка: некоторые налоговые инспекции могут также запросить копии платежных документов, подтверждающих факт оплаты кредита (квитанции, чеки, платежные поручения, выписки и т.п.).В случае покупки имущества супругами в совместную собственность дополнительно предоставляются:

  1. Заявление об определении долей. В ИФНС подается оригинал заявления. Образец заявления Вы можете скачать здесь: Заявление об определении долей в совместной собственности;
  2. Копия свидетельства о заключении брака.

В случае получения налогового вычета за ребенка дополнительно предоставляются:

  1. Копия свидетельства о рождении;
  2. Заявление об определении долей (если в долевом участии есть оба родителя);

В случае самостоятельного строительства:

  1. Расходные документы (чеки, квитанции) на строительные материалы.

Как заверяются копии документов на налоговый вычет?

В ИФНС подается заверенная копия выписки (свидетельства о регистрации).Заметка: если Вы приобрели квартиру по договору долевого участия, то выписка (свидетельство) не является обязательным документом (соответственно, ее можно не подавать в налоговый орган).

  • Акт приема-передачи жилья. В ИФНС подается заверенная копия акта.Заметка: если Вы приобрели квартиру по договору купли-продажи, то акт приема-передачи не является обязательным документом (соответственно, его можно не подавать в налоговый орган).
  • Если приобретение квартиры производилось с помощью ипотеки (или жилищного кредита) и производится возврат денег по уплаченным процентам, то дополнительно представляются:
  1. Кредитный договор с банком. В ИФНС подается заверенная копия договора.
  2. Справка об удержанных процентах за год (ее Вы получаете в банке, который выдал Вам кредит).

Документы необходимые для налогового вычета

Она может подаваться как в виде отдельного пункта договора, так и в виде отдельного документа. График погашения допускается приводить в словесной форме; • Оригиналы или копии документов, подтверждающих факт оплаты. В случае отсутствия платежных документов вместо них можно предоставить выписку по счету, поскольку в ней отображается аналогичная информация.

Взять бумагу можно в отделении банка. Приобретенное в общую собственность супругами имущество требует предоставления дополнительных документов: • Копии свидетельства о заключении брака; • Оригинала соглашения о распределении вычета.

Заверить все документы, подаваемые в налоговую, можно как самостоятельно, так и нотариально. Для этого достаточно либо принести бумаги нотариусу, либо на каждой копии написать «Копия верна», оставить дату, подпись и ее расшифровку.

Справки 2НДФЛ. Данные справки о доходах получаются в организациях, в отделах кадров и подаются только в оригинале (никаких копий);

  • Заявление на перечисление на возврат налога;
  • Платежки, которые подтверждают факты оплаты недвижимости, подающиеся в виде заверенных копий;
  • Акт приёма-передачи – можно предоставить копии.
  • Свидетельство о рождение деток и брака – можно предоставить копии.

Если купленная недвижимость досталась через ипотечный кредит, соберите дополнительные документы для налогового вычета, такие как:

  • Копия договора с вашим банком, обязательно заверенная;
  • Справка о процентах, которые удержаны банком – только оригинал, ее нужно получить в банке.

Заверяем документы для получения вычета Законодательство РФ требует заверения всех копий документов посредством нотариуса или непосредственно самим налогоплательщиком.

В ИФНС подаются заверенные копии расходных документов;В случае получения налогового вычета по отделке/ремонту:

  1. Договор на ремонт/отделку и расходные документы, связанные с договором (чеки, квитанции и расписки). В ИФНС подаются заверенные копии документов.

Также для оформления вычета Вам потребуются:

  1. Номер ИНН (должен быть указан в декларации). Вы можете узнать его в Вашем «Свидетельстве о постановке на учёт в налоговом органе» или на сайте федеральной налоговой службы (http://service.nalog.ru/inn-my.do).
  2. Реквизиты счета, на который будут перечислены деньги (должны быть указаны в заявлении о возврате налога).

Следует отметить, что во избежание задержек и отказов обращаться в налоговую службу следует с максимально полным пакетом документов.

Источник: http://advokatdokin.ru/kak-zaverit-dokumenty-na-nalogovyj-vychet-samostoyatelno/

Как сделать копии документов для ИФНС и фондов

Источник: журнал «Главбух»

Чиновники упростили порядок подготовки копий документов для налоговой инспекции. В письме от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142 специалисты Минфина подробно разъяснили, как заверять многостраничные документы.

У компаний теперь есть выбор — ставить заверительную надпись на каждом листе или же сделать одну общую. Но есть еще несколько требований, которые проще выполнить, чем потом переделывать бумаги. Наши подсказки помогут разобраться, как сделать копии документов с учетом свежих разъяснений.

Причем не только для инспекции, но и для проверяющих из фондов (подробно об этом — ниже).

Копию каждого документа заверяйте отдельно

Копию каждого документа нужно заверять отдельно (письмо ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459). Это по-прежнему касается абсолютно всех документов — и одностраничных, и многостраничных. Поясним подробнее, как сделать копии документов в зависимости от количества листов в них.

Одностраничные документы. Самый безопасный способ — заверять каждый такой документ отдельно. Если компания не успевает подготовить копии, можно попросить продлить срок их представления. Другой вариант более рискованный — сформировать из копий документов подшивку и сделать на ней одну заверительную надпись .

В такой ситуации инспекторы могут потребовать, чтобы компания заплатила по 200 руб. штрафа за каждый неверно заверенный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Но данный штраф можно будет отменить в суде, так как ответственности за неверное заверение документов в законодательстве нет (постановление ФАС Центрального округа от 1 ноября 2013 г.

по делу № А54-8663/2012).

Многостраничные документы. Копию документа, оформленного на нескольких страницах, компания вправе заверить одной надписью.

Каждый лист копии заверять необязательно (письма Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142 , ФНС России от 13 сентября 2012 г. № АС-4-2/15309@).

Например, копию многостраничного договора можно сформировать в виде подшивки. И сделать на ней одну общую заверительную надпись.

Многостраничную копию сшейте

Все листы многостраничного документа нужно сшить вместе. Причем их нельзя просто продырявить дыроколом и положить в скоросшиватель. Потому что тогда они могут рассыпаться и перепутаться, когда налоговики начнут их изучать. Нужно именно скрепить листы ниткой.

Но сшивать вместе разные многостраничные документы мы не рекомендуем. Например, несколько договоров с поставщиками, покупателями или другими контрагентами. Поскольку в этом случае инспекторы могут потребовать от компании переделать копии бумаг.

Или же налоговики могут посчитать, что они вовсе не представлены (как и в случае с одностраничными документами), и оштрафовать компанию.

Сшивая листы документа, важно не зацепить текст, так как он должен быть легко читаемым. Причем на копиях должен быть виден не только основной текст документа, но и все даты, визы, резолюции и т. д.

Кроме того, толщину пачки необходимо формировать с учетом размера левого поля у документов. Как уточняют чиновники, у налоговиков должна быть возможность сделать копию каждого листа из подшивки бумаг.

Поэтому если у какого-то документа узкие поля, то все его страницы лучше сшить в верхнем левом углу. Поскольку так у налоговиков останется возможность сделать качественные копии этого документа.

Страницы документа пронумеруйте

Еще одно требование налоговиков, которое стоит учесть: нужно проставлять номера на листах документа в подшивке. Если организация заверяет пачку на отдельном, самом последнем, листе, его нумеровать не надо. То есть номера должны стоять только на копиях документов.

Заверительную надпись делайте на отдельном или на последнем листе

Запись о заверении можно сделать двумя способами: на оборотной стороне последнего листа в пачке либо на отдельном листе. Надпись выглядит так, как показано на образце на этой странице.

На листе делают запись «верно» или «копия верна», ставят дату, должность директора или другого работника, заверившего копию, а также его подпись с расшифровкой (п. 3.26 Государственного стандарта «Унифицированные системы документации», утв. постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г.

№ 65-ст). Кроме того, нужно поставить печать (приложение № 5 к приказу ФНС России от 31 мая 2007 г. № ММ-3-06/338@).

Копии документов отправляйте вместе с описью

Заверенные копии документов надо отправить в налоговую инспекцию с описью (см. образец ниже). Безопаснее составить ее в двух экземплярах, чтобы один остался в компании. Инспекторы поставят на нем отметку о приеме документов. И у организации будет доказательство того, что она выполнила требование налоговиков о представлении бумаг полностью и в срок.

Возможно, компания отправляет запрошенные налоговиками бумаги по почте. Тогда их нужно высылать ценным письмом с описью вложения.

Опись защитит компанию и на случай, если налоговики второй раз истребуют те же документы. Ведь организация не обязана повторно направлять в инспекцию копии тех документов, которые налоговики уже запрашивали в рамках камеральной или выездной проверки (п. 5 ст. 93 , п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Опись подтвердит инспекторам, что один раз компания бумаги уже представляла.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/47371-kak-sdelat-kopii-dokumentov-dlya-ifns-i-fondov.html

Как правильно заверить документ копия верна образец

Заверенные копии документов могут потребоваться где угодно, особенно это актуально для тех, кто не хочет носить с собой оригиналы, либо когда важные бумаги нужны сразу в нескольких местах одновременно.

Иногда то, каким образом заверен документ, может влиять на исход судебного дела, поскольку обычная ксерокопия не имеет правовой силы и не принимается в качестве доказательства.

Для этого необходимо иметь оригинал для сверки или заверенную должным образом копию.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455 09 86 (Москва) +7 (812) 332 53 16 (Санкт-Петербург) Это быстро и бесплатно!

В чем отличие копии от оригинала документа?

Копия в точности воспроизводит вид и содержание исходного документа, но не является оригиналом.

Для того чтобы ее можно было предоставить вместо оригинала в государственные органы, по месту работы, учебы, либо в судебные инстанции, и он имел такую же силу, требуется заверить дубликат данного документа уполномоченным лицом.

В копии, которая снята с основного документа, должны быть воспроизведены полностью все данные без каких-либо изменений или нечеткостей, поэтому важно делать это с использованием качественной техники.

В каких случаях требуется заверить копии документов?

Прежде чем заверять документ, будет правильным предварительно выяснить, для каких целей это необходимо делать, а потом уже можно решать, как правильно заверить документы.

Если речь идет о предоставлении документа в государственные органы (например, для получения лицензии), требования по оформлению дубликата существенно ужесточаются.

Необходимо выяснить предписания данной организации, то есть, как правильно заверять копии документов именно для них. В противном случае можно легко допустить ошибку, и документ будет считаться недействительным.

Если же он необходим для внутреннего пользования, то обычно выполняются общие нормы, которые утверждены на конкретном предприятии. Чаще всего заверяют личные документы: свидетельства, выданные ЗАГСом, паспорта, дипломы, правоустанавливающие документы на имущество.

Ситуации бывают разные, и бумаги могут потребоваться при поступлении на работу, в учебные заведения, для подачи заявлений в налоговую инспекцию, государственные учреждения, при заключении сделок, участии в конкурсах, получении грантов, в банковских организациях, в судебных инстанциях.

Подготовка документов для заверения

Копия документа готовится с помощью копировального аппарата с использованием оригинала документа или распечатки сканированной копии документа. Главным моментом является, чтобы в копии четко отражались все реквизиты оригинала, читался текст, были видны все печати, подписи, графические изображения.

В случае, когда документ состоит из нескольких листов, его необходимо пронумеровать и сшить, указав на месте склейки количество листов. Также при необходимости можно заверить не весь документ, а выписку из него, содержащую нужную информацию. В этом случае требуется подготовить копии интересующих листов.

Далее нужно обратиться к уполномоченным лицам, которые знают, как правильно заверять копии документов.

К кому обратиться, чтобы заверить копии документов?

За оказанием данной услуги нужно обращаются к нотариусу. Это самый верный способ.

Нотариус заверят копии документов, выданных предприятием, учреждением, если он был составлен с соблюдением законодательства и является действительным на день обращения.

Также можно заверить копию документа, выданного гражданину, если в оригинале его подпись была удостоверена нотариусом. Например, доверенность на право управления недвижимостью или представительство в суде.

Документы, изданные определенной организацией, заверяет ее руководитель или иное ответственное лицо, имеющее соответствующие полномочия, это входит в их обязанности и они должны знать, как правильно заверить документы. Как правило, этим вопросом занимается секретарь либо служба делопроизводства, бухгалтерия, отдел кадров.

Право выполнять данные действия отражены в должностных инструкциях и специально изданных приказах. Заверять документ должен только тот специалист, который уполномочен на такие действия руководством. В противном случае есть риск, что копия будет недействительной.

Трудовую книжку, приказы о приеме на работу, увольнении может заверить отдел кадров по месту работы.

В некоторых государственных учреждения при обращении граждан за услугой лица, ведущие прием, выступают в качестве экспертов и имеют право, сверив оригинал с копией, заверить её своей удостоверительной надписью. Будет не лишним заранее прояснить, как правильно заверить документы в том органе, куда они предоставляются.

Удостоверительная надпись и порядок заверения

Достоверность копии подтверждается путем проставления печати организации, заполнения штампа или специальной надписью уполномоченного лица. Кроме того, важно указать дату, должность специалиста, его фамилию, имя, отчество.

Иногда применяются специальные штампы-заготовки, в поставленную с их помощью печать просто прописывается дата, в нужном месте ставится подпись. Должностное лицо, уполномоченное выполнять эти действия, знает, как заверять документы.

«Копия верна» — это одна из наиболее часто используемых надписей, иногда встречается и более короткий вариант — «верно». Есть ряд правил, как заверить прошитый документ, который содержит более одного листа.

Как правило, все листы нумеруются, документ прошивается, сверху наклеивается бумага, на которой указано количество листов и ставится одна удостоверительная надпись. Допускается заверить каждую страницу отдельно, такой способ используется, если документ не прошит.

Нотариальное удостоверение подлинности документа

В некоторых случаях, предусмотренных законодательством, удостоверение копии у нотариуса является обязательным. В таких случаях подтверждающую надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо.

Это, скорее исключения, однако, многие ведомства доверяют именно нотариально заверенным документам. Для осуществления этой процедуры достаточно обратиться к нотариусу, предъявить удостоверение личности, оригинал и копию документа.

Нотариус тщательно исследует документ, сверяет копию с подлинником, проверяет, правомочно ли был выдан документ, все ли необходимые реквизиты и подписи присутствуют.

Сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от количества листов и самого документа, который подлежит заверению, чаще всего заверяют личные документы или устав и свидетельства предприятия.

В каких случаях нотариус откажет в заверении?

Если подлинник вызывает сомнения или явно имеет следы подделки, то в удостоверении копии будет отказано. Нотариус также имеет право отказать в тех случаях, когда документ имеет непонятный текст, приписки, расплывчатые печати, неоговоренные исправления, когда его невозможно прочитать, либо он имеет существенные повреждения, потертости.

Кроме этих случаев отказа есть также те, когда подпись на документе была сделана с помощью факсимиле, либо он заламинирован, выдан за границей, но не легализован. Не подлежат заверению также медицинские документы или бумаги, содержащие государственную тайну.

Иногда сам документ может вызвать сомнение в его подлинности, тогда нотариус вправе отправить его на экспертизу.

Заверение выписок из документов

В некоторых случаях нет необходимости заверять копию всего документа. К нотариусам часто обращаются граждане, которым нужны лишь копии некоторых страниц документа. Однако нотариус не может заверить выборочные листы, поскольку это нарушит целостность всего документа. Правда, если в такой бумаге нескольких разных вопросов, которые не связаны друг с другом, то это возможно.

Порядок заверения документов в нотариальной конторе

Как правильно заверить документы, можно выяснить в любой нотариальной конторе. Требования к проведению такой процедуры обычно одинаковые. Это физическое присутствие заинтересованного гражданина с указанным документом на руках.

Обратиться к юристу может не обязательно владелец документа, а любой гражданин, которому это доверено сделать.

Для этого ему нужно иметь при себе паспорт, оригинал и качественную копию документа, на которой отчетливо читается текст, и отображаются графические элементы.

Срок действия нотариально заверенных документов законодательством не определен, то есть он действует бессрочно. Вопрос о том, сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от утвержденных в конторе тарифов.

Как правило, нотариальная палата регулирует эти моменты, поэтому стоимость примерно одинаковая у всех нотариусов.

Что касается документов на иностранном языке, цена таких услуг выше, так как включает в себя стоимость работы переводчика.

Переводы документов и их заверение

В тех случаях, когда документы составлены на иностранном языке, требуется для начала осуществить их перевод на русский язык. Как правильно заверить документы, частично имеющие слова или печати на иностранном языке, поможет выяснить переводчик.

Для этого необходимо обратиться в специальное бюро переводов или к любому переводчику, имеющему право на данный вид деятельности. Они выдадут на руки нотариально заверенный перевод документов. Это может быть любой специалист с соответствующей квалификацией, известный и не вызывающий сомнения у нотариуса в своем знании языка.

Нотариус засвидетельствует подпись переводчика на данном документе. Далее перевод можно использовать в оригинале, либо снять с него копию и также заверить у нотариуса.

Нотариально заверенный перевод документов лучше иметь при себе любому иностранному гражданину, находящемуся на территории нашей страны, при устройстве на работу, вступлении в брак, осуществлении любых сделок.

В зависимости от того, как правильно заверить документы, юридический вопрос может решиться довольно быстро либо затянуться. Очень важное значение имеет то, кто имеет право заверять копии документов, а также порядок их заверения. В некоторых случаях наличие правильно оформленных документов играет решающую роль в принятии некоторыми органами положительного решения в отношении вашего обращения.

Если заранее учесть все нюансы, правильно подготовить все документы, заверить их должным образом и соответственно требованиям принимающего органа, то никаких проблем с документами не возникнет.

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

Источник: http://sudsistema.ru/category-19/kak-pravilno-zaverit-dokument-kopiya-verna-obrazets.php

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *