Как вести реестр договоров в организации

Правильно составлять реестр договоров. Как правильно составлять. KakPravilno-Sdelat.ru

Как вести реестр договоров в организации

Реестр договоров – это форма, которая используется участниками договорного процесса с целью учета подписанных соглашений и является инструментом их внутреннего делопроизводства.

Любое соглашение, после его подписания сторонами, передается их делопроизводителям для дальнейшей регистрации.

В случае, если на предприятии (в организации) нет необходимости в отделе, ведущем делопроизводство, обязанности делопроизводителя выполняет сотрудник, уполномоченный на это руководителем.

После того, как договор поступил на регистрацию, ему присваивается номер, по которому он будет числиться в организации. Существует два варианта присвоения соглашению регистрационного номера:

  • если договор поступил уже пронумерованным, то делопроизводитель организации присваивает ему индивидуальный номер на обратной стороне. В этом случае на обратной стороне также проставляется специальный штамп, а номером соглашения считается ранее присвоенный контрагентом;
  • присвоение сложного номера через дробь. В этом случае номером договора будет считаться очередной номер внутреннего реестра организации.

Унифицированной формы реестра договоров не существует, поэтому каждая организация составляется его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Общими данными, содержащимися в каждом реестре, являются:

  • номер договора по порядку;
  • номер и дата подписания договора;
  • полное наименование контрагента;
  • предмет соглашения;
  • период действия документа;
  • общая сумма соглашения.

Способы ведения реестра также могут разными. Так, реестр ведут с использованием электронных носителей в виде таблицы, в виде специально разработанного программного обеспечения или вручную в специально отведенном журнале .

Образец реестра договоров. Скачать (doc)

Реестр договоров в Excel. Скачать (xls)

Удобная программа для учета договоров. Демосервер и тестовый период. Попробуйте и вам понравится.

Реестр договоров — бланк

Подписание договора руководителем предприятия или лицом, на то уполномоченным, является основанием для передачи данного документа в отдел, осуществляющий делопроизводство по договорам.

Если же на фирме такой отдел отсутствует, регистрацией договора и присвоением ему соответствующего номера занимается уполномоченный сотрудник.

Учет подписанных соглашений ведется при помощи реестра договоров – основного инструмента для делопроизводства по договорам.

Регистрация в реестре происходит одним из следующих способов:

  1. Путем присвоения индивидуального номера для договоров, получивших нумерацию при регистрации (при этом делопроизводитель отмечает индивидуальный номер на обратной стороне и ставит специальный штамп);
  2. Путем присвоения договору сложного номера (с дробью) – номер является очередным по внутреннему реестру договоров в данной организации.

Законодательно не предусматривается единая форма реестра договоров, что позволяет организациям утверждать наиболее удобную для них форму реестра с учетом особенностей деятельности предприятия. Для удобства в реестр включают такие данные о договорах:

  • порядковый номер;
  • регистрационный номер и дата подписания;
  • полная информация о контрагенте;
  • период, на который заключается договор;
  • предмет соглашения;
  • общая сумма.

Можно также вести графу «примечания», где найдут отображение такие моменты договора как, к примеру, наличие спецификации к договору или дополнительного соглашения. Не ограничивается и способ ведения реестра договоров – это может быть как заполнение электронной формы, так и стандартный бумажный вариант (журнал ). Существуют также и специально разработанные компьютерные программы.

Форма реестра договоров. Скачать (xls)

Составление правильного реестра документов

Неотъемлемой частью любого делопроизводства в организации или предприятии являются документы. И не имеет значения, частная это организация или государственная. Со временем скапливается большое количество документов и требует к себе внимание в виде скрупулезного сортирования.

Документы проходят определенные стадии жизни – они заполняются, сортируются, отправляются и принимаются, а их жизненный цикл заканчивается в архиве, куда тоже не просто попасть.

А в том случае, если этой документации скопилось много, то нужно составлять реестр документов, а именно их письменный перечень, что очень важно для нормального функционирования организации.

Для чего составляют реестр документов

Это необходимо это для, чтобы упростить работу всем сотрудникам, которые имеют дело с этими документами. Это касается и таких документов, как договора с поставщиками или покупателями, которые постепенно заключаются руководителями компаний.

Для таких типов документов также необходимо правильно составить реестр договоров и контрактов, составление и ведение которых, требуют определенных знаний.
Сам термин «реестр» означает журнал или список регистрации входящих и исходящих документов.

Сортировка и ведение учета документов — это необходимые меры для организации, ведь далеко не каждый умеет правильно ими распорядиться.

Кропотливый труд

Правильно составленный реестр документов — это кропотливый труд, который включает в себя следующие действия:

  1. В первую очередь необходимо собрать и в правильном порядке рассортировать документы – собрать все необходимые бумаги по категориям, всю распорядительную документацию также отобрать, рассортировать по авторству.
  2. Сформировать папки для хранения разобранных документов, подшить их в хронологическом порядке и сделать опись каждой папке, присвоив ей инвентарный номер.
  3. На основе документов необходимо составить таблицу, разделив лист на столбцы и строки, названные в соответствии с назначением документа или его функциональностью. При этом надо знать, что реестр архива, документов или договоров должен содержать в себе исчерпывающую информацию о документе, чтобы не приходилось открывать оригинал снова и снова.

Как видно, этот процесс достаточно кропотливый и трудоемкий, и занимает много времени, которого у рабочего человека не так много. Для того чтобы эта работа была выполнена за короткие сроки, лучше всего нанять тех, кто специализируется на составлении реестра документов, архива, договоров, контрактов и другой узко наваленной документации.

Что это даёт

Правильно составленный реестр документов значительно сэкономит время на поиски нужной информации. Это позволит быстро и легко отыскать нужный документ, отправить запрос или уведомление и, самое главное, просто качественно выполнить свою работу.

Опыт и экономия

Наша компания достаточно давно функционируем на этом рынке и знаем все о том, как правильно составить реестр любых документов. Мы обязуемся создать подробный реестр документов любой сложности и гарантируем точное выполнение работы без возможных опечаток и ошибок. Мы работаем внимательно и аккуратно, поэтому не боимся гарантировать качество.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или заполнив форму обратной связи.

Комплексное решение
поставленных задач

Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

Опыт работы с иностранными и
отечественными организациями

Основные клиенты, которые обращаются к нам — это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Источники: http://blanker.ru/doc/reestr-dogovorov, http://dogovorum.ru/blank/reestr-dogovorov, http://a-centr.ru/articles/sostavlenie-pravilnogo-reestra-dokumentov/

Комментариев пока нет!

Источник: http://www.kak-sdelatpravilno.ru/kak-pravilno-sostavljat/pravilno-sostavljat-reestr-dogovorov.html

Реестр договоров: когда понадобится и как вести

У компаний с большим объемом сделок есть необходимость дополнительного контроля договоров, которые она заключает. Реестр договоров поможет сотрудникам компании.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация. 

Реестр договоров — это отдельный перечень соглашений, которые компания заключает в процессе своей бизнес-деятельности. Реестр договоров создают для учета договоров и контроля за их хранением.

Договоры по завершенным сделкам хранят еще некоторое время, чтобы компания могла подкрепить свою позицию в арбитражном споре.

Если в компании большой поток документов, отдельный список договоров позволит упорядочить работу.

Для учета договоров оформите отдельную таблицу

Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы. Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами.

Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр договоров формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале.

Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

  • Сохраните и распечатайте памятку сотрудникам

Независимо от того, какую форму реестра договоров выбрала компания (бумажную или электронный реестр договоров), в таблице недостаточно указать только реквизиты договора. Это будет малоинформативно.

Ведение реестра договоров должно позволять оперативно получить информацию по сделкам компании. Лучше, если вместе с реквизитами вносить конкретные сведения по сделке.

Например, в первую колонку таблицы вписывать дату и номер договора, а в остальных колонках этой же строки отражать:

  1. Предмет договора. Здесь указывают вид договора, а также предмет исполнения (например, «договор поставки» и «получение такой-то оргтехники для офиса»).
  2. Срок договора. Здесь указывают дату, когда договор прекратит действовать. Если договор заключили не неопределенный срок, отмечают «бессрочный». В случае пролонгации договора нужно отметить в этой графе «продлили до такого-то числа» или «продлили без указания числа». Если договор уже прекратил свое действие, это также нужно отметить в данной графе реестра договоров с контрагентами.
  3. Название компании-контрагента, а также его реквизиты. Указывают полное и сокращенное наименование, адрес места нахождения, ИНН, ОГРН и т. д.
  4. Цену договора. Здесь нужно указать не только стоимость сделки, но и порядок, в котором стороны договорились вести взаиморасчеты. Если сделка подразумевает равные периодические платежи, можно вписать сумму такого платежа и период, за который ее нужно вносить. Например, указать размер месячной арендной платы по сделке об аренде.

Помимо таких сведений, в реестр заключенных договоров можно внести дополнительную информацию, например:

Издайте локальный акт о ведении реестра договоров

Для сотрудников, которым поручили оформление реестра договоров и его заполнение, издайте специальный локальный акт. В документе нужно закрепить правила ведения реестра договоров. Это снимет риск, что сотрудники упустят важные детали при работе с реестром. Также эти правила можно перечислить в положении о договорной работе.

В частности, в требованиях к оформлению реестра договоров следует указать:

  • в какой именно срок сотрудники должны передать ответственным за реестр лицам оригинал или копию нового договора;
  • кто именно из ответственных лиц и в какой срок обязан внести в таблицу данные о новом договоре.

В организации может быть несколько отделов, каждый из которых ведет свой реестр регистрации договоров. Например, договорную работу компании контролирует отдел по работе с клиентами, юридический отдел и бухгалтерия.

Чтобы упорядочить работу, в правилах ведения реестра договоров нужно отметить, что реестр юридического отдел имеет приоритет над списками других отделов.

Необходимо, чтобы сотрудники других отделов сверяли свою информацию со сведениями реестра договоров, которым занимаются юристы.

Подпишитесь на журнал «Юрист компании»
всего за 21 912 15 312 рублей.

Успейте до подорожания!

Наш телефон 8 800 550 15 98

Cкорее подписаться!

Источник: https://www.law.ru/article/21802-reestr-dogovorov-kompanii

Журнал регистрации договоров. Образец и бланк 2018 года

Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации договоров .docСкачать образец журнала регистрации договоров .doc

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала.

Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках.

Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации.

Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением.

Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет.

Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа.

Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями).

Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

  1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
  2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
  3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Источник: https://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-dogovorov/

Реестр документов – порядок применения и правила оформления

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.

Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

  • Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
  • Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение

Скачать образец бланка реестра документов (форма 0504053).

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

Образец оформления реестра документов

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

  • хранение документации;
  • учет;
  • передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

  1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
  2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
  3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Правила оформления и составления

Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

Правила ведения

Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

  • проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
  • присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
  • внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

  • если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
  • при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

  • лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
  • вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
  • необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

и структура

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

  • содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
  • регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
  • дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи.  Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=12416

Скачать журнал регистрации договоров и прочитать его описание можно в этой статье!

Договоры, как и любые документы, должны быть зарегистрированы. Учет соглашений ведется в специальной регистрационной форме отдельно от других внутренних документов.

В этой статье вы найдете журнал регистрации договоров в формате .xlsx, который сможете скачать бесплатно, а также описание порядка регистрации договоров в организации.

Речь пойдет об обычных гражданско-правовых соглашениях, вопрос государственной регистрации договоров в статье не поднимается. 

Договор должен быть зарегистрирован во всех организациях, которые его заключили. Очевидно, что каждая из них ведет собственный учет по собственной форме, поэтому присвоенные конкретному соглашению номера вряд ли совпадут.

Как присваиваются номера договорам

Как уже говорилось, один договор будет зарегистрирован в каждой из организаций, которая является его стороной. Та компания, которая будет регистрировать первой, напишет свой номер рядом со словом «Договор» на первой странице документа:

ДОГОВОР №1234

возмездного оказания услуг

Вторая организация может пойти двумя путями.

  • Самый простой и распространенный способ – это написать свой номер в продолжение первого через косую черту:

ДОГОВОР №1234/4321

возмездного оказания услуг

  1. Менее распространенный способ: проставить штамп на оборотной стороне последней страницы документа и вписать свой номер и дату своей регистрации в него:

В этом случае договор будет фигурировать везде и всегда под тем номером, который указан на первой странице («Договор возмездного оказания услуг №1234» в случае в нашим примером), а номер из штампа будет использоваться только внутри той компании, которая его поставила.

Журнал регистрации договоров

Договоры регистрируются в специальной учетной форме – Журнале регистрации договоров.

Скачать Журнал регистрации договоров, xlsx, 18 kb

Скачать образец заполнения Журнала регистрации договоров, xlsx, 18 kb

Рассмотрим, какую информацию нужно вносить в каждую из граф журнала.

  1. Номер записи. Не путать с номером договора! Это порядковый номер внесенной в журнал записи.
  2. Номер договора – тот номер, который будет считаться «официальным» для этого документа.
  3. Дата внесения записи. Не путать с датой договора! Это дата того дня, когда в журнал вносится информация о договоре.
  4. Дата договора. Как определить дату договора, читайте ниже.
  5. С кем заключен договор. Наименование контрагента. Рекомендуется писать сначала название организации, а потом форму собственности, обходясь без кавычек: не ООО «Алые паруса», а Алые паруса ООО.
  6. Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор. Указывается подписант только со стороны той компании, которая ведет журнал.
  7. О чем договор. Информации о том, что это договор подряда или купли-продажи недостаточно. Желательно расписать подробно, о чем соглашение. Так будет легко найти нужный документ, если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров.
  8. Приложения. Список приложений к договору, если они есть.
  9. Срок действия договора. Дата или событие окончания договора (например, «полное исполнение обязательств»).
  10. Пролонгация договора. Если в соглашении содержится условие о его пролонгации, то его нужно воспроизвести в этой графе. Так будет видно, какие договоры и когда нужно перезаключить, а какие продлятся сами собой или наоборот – когда нужно выполнить необходимые действия, чтобы продления не произошло.
  11. Куратор договора (отдел, ФИО). Информация о работнике, который ведет этот договор.
  12. Примечание. Дополнительная информация, если она есть.

Что считается датой договора?

По гражданскому законодательству России (ст. 425 ГК РФ) договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. А когда наступает этот момент – давайте разбираться.

Вариант первый, самый простой: представители сторон соглашения собрались вместе, подписали договор в необходимом количестве экземпляров и, довольные, пожали друг другу руки. Тогда дата договора не вызывает никаких вопросов. Номера у документа будут разные, а дата одна.

Вариант второй, сложный и самый распространенный. Стороны соглашения могут находиться в разных городах, а как минимум — в разных частях одного города.

Одна из сторон, принципиально согласная на подписание контракта, может проводить процедуру его внутреннего согласования в течение месяца.

И мало ли какие еще сложности возникнут, но суть одна: первая сторона уже зарегистрировала документ, присвоив ему номер и дату, а вторая еще нет, и когда это произойдет – неизвестно.

В этом случае вновь открываем Гражданский кодекс и читаем статью 433 (пункт 1): «договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта». Проще говоря, если стороны решили заключить договор, то одна из сторон готовит его в письменной форме, регистрирует и отправляет второй стороне. Это оферта.

Очень важно направить оферту с сопроводительным письмом, по почте заказным с уведомлением о вручении! Вторая сторона принимает (акцептирует) оферту, и тогда датой договора будет считаться день, когда акцепт произошел.

Подтверждается дата одновременно двумя способами: 1) сопроводительное письмо получает входящий номер и дату регистрации, 2) на уведомлении ставится дата получения письма и карточка возвращается отправителю.

документирование, регистрация

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=4277

Как подать сведения в реестр контрактов и реестр договоров по новым правилам

Реестры контрактов и договоров — это базы данных, которые ведет Федеральное казначейство России. В первом содержатся сведения обо всех контрактах, заключенных в соответствии с 44-ФЗ, во втором — о договорах, заключенных по правилам 223-ФЗ. Подавать эти данные обязаны заказчики. Рассказываем, как это сделать по новым правилам, которые действуют с 01.07.2018.

Разберемся, что такое реестр контрактов, реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.

Первый — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с 44-ФЗ.

Информация о договорах, которые заключены отдельными видами юридических лиц в результате закупки по ФЗ-223, содержится в реестре договоров.

Веддется реестр договоров 223 ФЗ и 44 ФЗ на сайте ЕИС.

Есть исключения, они установлены законом. В Казначейство в общем порядке не подают информацию о закупках, которые составляют государственную тайну. Не включаются также данные о закупках на сумму до 100 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Обязанность направлять данные для учета соглашений по 44-ФЗ возложена на заказчиков (либо уполномоченных лиц), а также на бюджетные учреждения, государственные и муниципальные предприятия. Данные в реестр договоров по 223-ФЗ также вносятся заказчиком (либо уполномоченным лицом).

За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.

Как внести сведения в базу по 44-ФЗ

Информация и документы подаются в Федеральное казначейство через систему «Электронный бюджет». Войти в нее можно через Единый портал бюджетной системы РФ, но удобнее это сделать через личный кабинет госзаказчика в ЕИС.

Если направляются данные о заключении соглашения, нужно нажать кнопку «Создать информацию о контракте».

Когда необходимо внести информацию об изменении, исполнении или расторжении, следует найти контракт на вкладке «Исполнение». Далее в выпадающем меню нужно нажать на пункт «Внесение изменений» или «Исполнение (расторжение) контракта» соответственно.

В обоих случаях отобразится страница для ввода информации.

Необходимо заполнить все поля веб-формы, отмеченные символом «*», иначе система не позволит сформировать и направить сведения.

Далее нужно отсканировать необходимые документы, если они оформлены на бумажном носителе, и прикрепить файлы к веб-форме. Если документ сформирован в электронном виде (например, по итогам аукциона в электронной форме), нужно прикрепить файл с этим документом. Файлы должны иметь распространенные открытые форматы, чтобы их можно было просматривать с помощью общедоступного программного обеспечения.

Информация и документы должны быть подписаны электронной подписью лица, которое имеет право действовать от имени госзаказчика.

Образец реестра госконтрактов

Образец реестра договоров по 44 ФЗ разработать не сложно. Обратите внимание, что правильнее называть его реестром контрактов.

Как уже говорилось, он ведется в электронном виде на портале «Электронный бюджет». При необходимости в личном кабинете можно сформировать и распечатать список контрактов.

Для этого нужно нажать на кнопку «Печатная форма реестра контрактов» на любой из вкладок, кроме «Подготовка информации». В форму попадают размещенные данные о контрактах, об изменениях, исполнении или расторжении.

Данные группируются по принадлежности к уровню бюджета и выводятся в отдельных окнах браузера.

Предлагаем образец реестра договоров в Excel скачать бесплатно для внутреннего пользования. Его можно использовать для учета соглашений, данные о которых не вносятся в ЕИС.

Скачать

Сроки публикации и изменений по 44-ФЗ

Срок направления:

  • 3 рабочих дня с даты заключения или исполнения контракта, приемки товаров (работ, услуг);
  • 1 рабочий день с даты изменения или расторжения контракта.

Заказчик обязан в течение одного рабочего дня внести исправления, если Казначейством выявлены ошибки при проверке. В противном случае информация не будет включена в базу. Также в кратчайшие сроки следует внести изменения, если заказчик самостоятельно обнаружил ошибки.

Для исправления в системе «Электронный бюджет» нужно откорректировать поля с ошибочной информацией, прикрепить правильные документы, затем подписать и направить исправления в систему.

С 01.07.2018 после даты внесения сведений о контракте — заключении, изменении, расторжении, приемке продукции, исполнении в течение 5 рабочих дней — заказчик формирует информацию и документы и направляет сведения в реестр.

С 01.07.2018 в сведениях о заключении контракта указывается почтовый адрес поставщика.

После даты направления сведений в реестр в течение 1 часа Федеральное казначейство отправляет заказчику сообщение. После этого в рамках 3 раб. дней Казначейство:

  • проверяет (программно-аппаратными средствами);
  • формирует реестровую запись с присвоением уникального номера, согласно утвержденному Приказу Минфина № 130н от 23.12.2013;
  • направляет заказчику протокол, который содержит список выявленных несоответствий и основания, по которым информация и документы не включаются в реестр контрактов.

В течение 1 рабочего дня заказчик обязан устранить замечания и направить сведения повторно.

После даты включения реестровой записи в течение 1 рабочего дня Федеральное казначейство отправляет заказчику в эл. виде извещение о включении реестровой записи в базу контрактов.

Как внести информацию в базу по 223-ФЗ

Ведение реестра договоров по 223 ФЗ происходит так. Сведения и прилагаемые документы отправляются заказчиком в Федеральное казначейство также через «Электронный бюджет».

Нужно заполнить соответствующие формы веб-интерфейса или направить сведения из ЕИС, которая используется для формирования информации. Затем прикрепляются отсканированные копии документов (при традиционной закупке) или электронные документы (при закупке в электронной форме).

Документ должен подписать уполномоченный представитель заказчика с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

Сроки публикации и исправлений по 223-ФЗ

Данные и документы должны быть направлены в Федеральное казначейство в течение трех рабочих дней со дня заключения соглашения. В случае изменения, исполнения или расторжения сведения вносятся в течение 10 дней со дня наступления указанных событий.

Если заказчик получает отказ включить сведения в базу, в течение трех рабочих дней со дня получения протокола Федерального казначейства об отказе он должен сформировать недостающие сведения и документы и(или) доработать их надлежащим образом, а затем направить измененные данные в Федеральное казначейство в том же порядке, что и первоначальные.

Образец базы договоров по 223-ФЗ

Предлагаем скачать бланк реестра договоров в Excel.

Скачать

Источник: https://goscontract.info/kontrakt/podaem-svedeniya-v-reestr-kontraktov-i-reestr-dogovorov

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *