Какие приказы должны быть в ООО

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

Какие приказы должны быть в ООО

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Виды кадровой документации

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Оформляем документы с нуля

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Кадровые документы (учет) с нуля: виды 

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

  1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
  2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
  3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
  4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
  5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

  1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
  2. Устав ООО.
  3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
  4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
  5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
  6. Положения о создании филиалов, подразделений.
  7. Перечень аффилированных лиц.
  8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить. 

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

  1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

  1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
    • трудовой договор;
    • приложения к трудовому договору;
    • трудовая книжка;
    • личное дело сотрудника;
    • прочие документы.
  2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы?»
  3. Внутренняя служебная переписка.
  4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
  5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1 

Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

  1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать».
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
  3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
  4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
  5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
  6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
  7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы. 

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2 

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
  2. Изучить уставную документацию ООО.
  3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
  4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
  5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году».
  6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
  8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу». 

Особенности кадрового учета для микропредприятия 

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

  1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
  2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

Источник: https://rusjurist.ru/ooo/skachat_dokumenty_ooo/neobhodimye_kadrovye_dokumenty_s_nulya_dlya_ooo/

Какие внутренние документы должны быть у организации

Какие внутренние документы должны быть у организации4.7 (93.33%) 3 votes

Сразу оговоримся, что в статье мы приводим лишь примерный перечень внутрикорпоративных документов.

Примерный не потому что нам ленно составить полный, а потому что во первых конкретный перечень документов зависит от типа организации – коммерческая или некоммерческая, организационно-правовой формы, штата и прочих факторов, а во вторых – требования законодательства насчет наличия внутрифирменных документов постоянно «совершенствуется», и та бумага, которая сегодня не требуется, завтра может стать «основополагающей». Конечно, по мере сил мы будет изменять и дополнять список, ноьвсе таки имейте ввиду вышесказанное.
Впрочем, кому нужен конкретный перечень именно для своей организации, то наши трудовые юристы в Рязани составят для вашей организации требуемый комплект документов.

Внутрикорпоративные документы:

  • Решения (протоколы) о утверждении внутренних документов;
  • Решение (протокол о назначении единоличного органа управления (директора, президента, главы, председателя и проч.).

Здесь мы не указали протоколы (решения) нужные при создании и регистрации организации, потому как предполагается что они уже есть, коли организация работает.

Опционально можно еще предусмотреть положение о порядке созыва высшего органа управления (собрания учредителей, акционеров, членов, пайщиков и т.д. с соответствующими протоколами об их утверждении.

Положение о направлении информации, тоже утвержденное высшим органом управления

Бухгалтерские внутренние документы:

Положение об учетной политике (сей документ как правило разрабатывают сами бухгалтера, сообразуясь с дальнейшей работой вверенной компании);

Опционально может быть еще положение о распределении прибыли, дивидентов, формировании фондов – резервного, капитального и прочих.

Перечень внутренних трудовых (кадровых) документов*:

  • Штатное расписание (можно взять типовую форму Т3);
  • Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК);
  • Положение об оплате труда (гл. 21 ТК РФ);
  • Перечень нормативных актов по труду (ст. 212 ТК РФ);
  • Комплект правовых актов по труду в соответствии со спецификой деятельности (ст. 212 ТК);
  • Трудовые договора (ст. 57 ТК РФ), включая трудовой договор с директором (примечание: раньше если учредитель ООО и директор совпадали в одном лице, то трудовой договор не требовали, поскольку нельзя самому с собой подписать договор, о том кстати было немало разъяснений и Минтруда, и Минфина, однако сейчас государственная бюрократическая мысль движется по тому пути, что все таки когда учредитель и директор совпадают, то договор все равно должен быть);
  • Перечень профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
  • Перечень инструкций по охране труда (постановление 1/29);
  • Документы, подтверждающие страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 212 ТК РФ);

Программы (ст. 225 ТК):

  • программа вводного инструктажа;
  • программа первичного инструктажа на рабочем месте

Инструкции:

  • должностные инструкции на директора и сотрудников (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
  •  инструкция по охране труда;
  •  инструкция по пожарной безопасности;

Журналы:

  •  журнал регистрации вводного инструктажа (ст. 225 ТК);
  •  журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (225 ТК);
  •  журнал учета несчастных случаев на производстве (ст. ст. ст.228 — 231 ТК РФ);
  •  журнал учета инструкций по охране труда для работников постановление 1/29 от 13 01 2003);
  •  журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников (постановление 1/29 от 13 01 2003);

Книги (постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»):

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

Локальные приказы и постановления учредителей по труду и охране труда:

  • приказ о разработке (утверждении) перечня профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда;*
  • приказ о назначении ответственного за инструктаж по охране труда и ведение журналов инструктажей* (* можно объединить);
  • приказ об утверждении ежегодного графика отпусков;
  • приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек;
  • решение (протокол) об утверждении программы вводного инструктажа;**
  • решение об утверждении программы первичного инструктажа на рабочем месте;**
  • решение об утверждении инструкций по охране труда для сотрудников** (** можно объединить)

Опционально (эти внутренние документы организации могут быть, а могут и не быть в зависимости от конкретной специфики и(или) желания, но все равно мы посчитали нужным дополнить ими свой перечень):

  • Журнал проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей опционально (п.8 ст 16 ФЗ 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», Приказ Министерства экономического развития РФ от 30 апреля 2009 г. N 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;
  • Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86, ст. 88 ТК);
  • Инструкция по работе на ПК (если работа на ПК занимает более 50% рабочего времени);
  • Программа обучения по охране труда (опционально при создании комиссии по обучению по ОТ);
  • Приказ о создании комиссии по проверке знаний по охране труда;
  • Инструкция обучения по охране труда;
  • Протоколы проверки знаний по охране труда;
  • Журнал проверки знаний по охране труда.

Как видите ничего такого экстраординарного. При должной усидчивости и минимальных навыках работы на ПК вы вполне можете составить требуемый перечень внутренних документов своей организации.

Также для большинства организаций (за исключением тех, чья хозяйственная деятельность осуществляется в офисах) необходимо разработать программу производственного контроля (ст. 32 Федерального закона № 52-ФЗ от 30 марта 1999 г.

«О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» и Санитарные правила «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий. СП 1.1.

1058-01», утвержденные Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 10 июля 2001 г.

* Впрочем, в соответствии со статьей 309.

2 Трудового кодекса организации, подпадающие под категорию микропредприятий могут использовать типовую форму трудового договора, заключаемого между работником и работодателем — субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям, утвержденную Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 года. Критерии отнесения к микропредприятиям установлены статьей 4 Федерального закона № 209 – ФЗ от 24 июля 2007 г. «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» и принятым в соответствии с этим законом Постановлением Правительства РФ № 265 от 14 апреля 2016 года «О предельных значениях дохода, полученного от осуществления предпринимательской деятельности, для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства»

В случае использования микропредприятием типового трудового договора такие внутренние документы организации как правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и ряд прочих локальных трудовых (кадровых) документов, входящих в обязательный перечень, могут не составляться.

Источник: http://www.kosopuzy-lawyer.ru/2016/12/kakie-vnutrennie-dokumenty-dolzhny-byt-u-organizatsii/

Локальные нормативные акты организации: что это, перечень основных документов

Чтобы учесть специфику деятельности и адаптировать существующие нормы законодательства в отношении компании, ответственные лица на предприятии могут оформлять локальные нормативные акты.

Эти документы конкретизирует положения законов и устанавливают правила, которые не были рассмотрены в них, но необходимы для урегулирования трудовых отношений.

Существует обязательный локальные нормативные акты организации перечень.

Что такое локальные нормативные акты (ЛНА)

Локальные нормативные документы это правила, которые создаются и утверждаются внутри строго определенного субъекта бизнеса для регулирования взаимоотношений между администрацией фирмы и ее наемного персонала.

Чтобы улучшить условия труда работников, обезопасить их деятельность, максимально качественно задействовать трудовые ресурсы оформляются локальные нормативные акты содержащие нормы трудового права.

При необходимости эти документы помогают разрешать возникающие споры с сотрудниками и избегать ситуаций, когда организацию могут привлечь к соответствующим мерам ответственности.

Локальные нормативные акты разрабатываются на основании положений законов и не могут им противоречит. Если они ухудшают положение работающих на предприятии лиц, то тогда они признаются недействительными либо в указанных рамках, либо полностью в целом.

Порядок разработки и принятия локальных нормативных актов определяются законодательно в связи с важностью данных нормативов. Создают их, как правило, специалисты разных сфер деятельности — экономисты, правоведы, кадровики и т. д.

Многие часто путают внутренние нормативы организации с кадровой документацией. Однако, между ними существует значительное различие.

бухпроффи

Внимание! Документы кадровой службы лишь фиксируют и учитывают происходящие на предприятии моменты, а локальные нормы осуществляют регулирование взаимоотношений администрации компании с наемным персоналом.

Например, табель учета рабочего времени сотрудников или регистрационные журналы не являются локальными нормативными документами.

Ооо и ип – должны ли формировать лна

Законодательно закрепляется, что локальные нормативные акты предприятия должны существовать у хозяйствующего субъекта, если он зарегистрирован в налоговых органах в качестве юрлица и у него существуют заключенные с работниками трудовые договора. Поэтому если деятельность осуществляется в виде организации, подобные документы придется создавать.

Освобождаются от создания внутренних нормативов только субъекты, отнесенные к микропредприятиям. Они, в соответствии с законодательством, должны включать эти правила в трудовые соглашения с каждым работником.

Предприниматели могут создавать внутренние нормативные акты на добровольной основе. На них распространяется правило, согласно которому при отсутствии локального документа, соответствующие нормы должны включаться в подписываемые с работником договора.

бухпроффи

Внимание! Только физлица, не зарегистрированные в качестве ИП, но заключившие договора с другими физлицами освобождены в полной мере от локальных нормативов.

Какие нормативные документы должны быть в ООО или ИП

Строгий локальные нормативные акты организации перечень не существует, так как законодательством не предусмотрено прямо, какие из них должны обязательно существовать. Кроме того надо учитывать размеры предприятия, так как в зависимости от этого, локальные нормативы могут быть объединены в одном документе, либо разрабатываться по каждому рассматриваемому вопросу.

Также надо учитывать специфику направления деятельности компании в целом, либо отдельных ее структурных подразделений. Только учитывая эти моменты можно определить какой нормативный акт для этой фирмы обязателен, а какой может существовать на основании добровольной воли хозяйствующего субъекта.

Перечень обязательных документов

Этот список является условно обязательным, и определяется по тому какие документы наиболее часто запрашиваются при проверке, а также существуют законодательные ссылки к ним.

К таким нормативам можно отнести:

бухпроффи

Внимание! В зависимости от вида деятельности компании он может быть расширен.

Перечень не обязательных документов

Сюда включаются все остальные акты, которые создаются на предприятии и используются для регулирования трудовых отношений:

  • Положение о структурных подразделениях фирмы.
  • Положение по премированию сотрудников компании.
  • Нормативный акт по персоналу компании.
  • Акт по отпускам на предприятии.
  • Положение о выдаче материальной помощи.
  • Нормативный акт о добровольном медицинском страховании.
  • Нормативный документ о работе вахтовым методом.
  • Положение по адаптации сотрудников.
  • Нормативный акт организации обучения, повышения квалификации сотрудников.
  • Нормативный акт о материальной и дисциплинарной ответственности сотрудников.
  • Нормативный акт об установлении испытательного срока для работников.
  • Положение о медосмотрах сотрудников предприятия.
  • Положение о социальных гарантиях работникам.
  • И другие.

бухпроффи

Внимание! Все эти документы могут разрабатываться по мере возникновения в них необходимости . Создавать эти локальные документы или нет, администрация фирмы решает сама на добровольной основе. При этом процесс их ввода в действие такой же, как и у любого другого локального нормативного акта.

Нужно ли знакомить с данными документами сотрудников

Если в организации действует локальный акт, то с ним должен быть ознакомлен под роспись каждый сотрудник, который трудится здесь. Это можно делать несколькими способами:

  • Непосредственно в самом нормативном акте. Для этих целей на последнем листе документа можно создать специальную таблицу, где будут проставляться фамилии работников, даты и личные подписи. Такого рода ознакомление вызывает наибольшую степень доверия у проверяющих и судебных органов, поскольку не позволяет администрации каким-либо образом изменить документ в одностороннем порядке, либо вообще заменить его на новую версию.
  • Подписи проставляются на отдельном листе ознакомления работников. Такой лист можно прикладывать к каждому нормативному акту, либо заводить один единый для всех действующих документов в компании. В таком листе очень важную позицию занимает графа с указанием даты ознакомления, поскольку это в дальнейшем позволит соотнести факт ознакомления с действующей на тот момент редакцией документа. Фактически, подписи с каждого работника необходимо брать при каждом случае внесения изменений в локальный акт.
  • Вместо листка ведется отдельный журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Его листы необходимо прошить, пронумеровать, а записи вносить в каждую строчку без пропусков, либо производить сквозную нумерацию строк. Одна строка должна соответствовать ознакомлению с одним нормативным актом.
  • Внесение в трудовое соглашение пункта о том, что при его подписании работником ознакомился с действующими нормативными актами. Особенностью указанного способа является то, что в организации не предусмотрены ни журналы для ознакомления с актами, ни опросные листы, ни другие способы. Работник в момент подписания соглашения и проставления отметки о получении его на руки, делает еще одну отметку о том, что с действующими локальными актами он ознакомлен. При инициации судебного разбирательства, суд признает данный способ правомочным и считает, что работник принял на себя обязательства, указанные в нормативных документах.

Cм. как правильно оформить лист ознакомления с локальными нормативными актами, скачать бланк.

Как утверждаются ЛНА

Для каждого локального нормативного акта необходимо соблюдать необходимую процедуру его ввода в действие, даже если он не относится к числу обязательных.

Проект локального акта обязательно нужно отправить в профсоюзный орган и произвести его согласование в установленном порядке. Профсоюз либо соглашается с проектом, либо оформляется протокол разногласий. В последнем случае между администрацией компании и представителями профсоюза должны проводиться переговоры.

Должностное лицо может утвердить локальный акт и в таком виде, однако в случае возникновения споров, профсоюз может оспорить его действие через суд. Если такого органа на предприятии нет, то данный шаг опускается.

Кроме этого необходимо учитывать, что должностное лицо, которое будет осуществлять ввод документа в действие, должно обладать на это необходимыми полномочиями. Последние определяются уставными документами.

Только после этого можно производить его ввод в действие, это выполняется один из способов:

  • На самом документе проставляется специальная резолюцию «Утверждаю», после чего руководящее лицо ставит свою подпись. Если проект документа согласовывался с профсоюзом либо другими ответственными лицами, их подписи также должны стоять рядом.
  • Издается отдельный приказ о введении в действие нормативного акта. В нем необходимо точно указать, на каких условиях и с какой даты начинает действовать документ. На обложке самого акта ставится резолюция «Утверждено», и указываются реквизиты приказа.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост! (2 5,00 из 5)

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/lokalnye-normativnye-akty.html

Приказы по основным видам деятельности

Среди внутренней документации компании приказы по основной деятельности составляют основную часть. О том, как правильно их оформить, и что они собой представляют, – прямо сейчас.

Бланк приказа о вступлении в должность директора (Word)

Бланк приказа об утверждении штатного расписания (Word)

Бланк приказа о передачи функций (Word)

Бланк приказа о запрете курения (Word)

Бланк приказа о назначении ответственного (Word)

Бланк приказа о передаче права подписи (Word)

Назначение и классификация приказов

Из названия следует, что данные приказы связаны с основной, т.е. текущей деятельностью компании. Определяют их как все те документы, которые остаются после отсеивания таких видов, как:

  1. Приказы по личному составу – это вся внутренняя документация, которая связана с отражением трудовых отношений как с каждым сотрудником, так и с коллективом в целом. К ПЛС относятся нормативные документы фирмы, регулирующие:
  • прием и увольнение с работы;
  • премирование;
  • взыскания;
  • дисциплинарные наказания;
  • отправка в текущий и внеплановый отпуск;
  • командировки и т.п.
  1. Приказы, регулирующие отношения в сфере административно-хозяйственной деятельности фирмы (ПАД). Сюда относятся документы, в которых содержатся указания по использованию собственности компании, материальному обеспечению, охране объекта – т.е. все задачи, касающиеся материальной стороны работы и управления фирмой.

Таким образом, приказы, касающиеся основной деятельности фирмы (ПОД), содержат самую разнообразную группу документов, которая в свою очередь разделяется на 8 подгрупп:

  1. Структурные – они касаются регулировки внутренней иерархии в компании, ее структуре как единой системы. В основном такие документы регулируют образование и прекращение работы филиалов, обособленных подразделений, создания и ликвидации новых отделов или отдельных групп в пределах уже существующих отделов. Также к этой группе относятся приказы в связи с поглощением компанией более мелких фирм или в связи со слиянием с более крупными компаниями. Таким образом, если юридическое лицо имеет небольшое количество штатных работников и не имеет своих филиалов, то его структурные виды деятельности практически отсутствуют.
  2. Нормативные – по сути, это все внутренние документы, которые имеют регламентирующий характер: внутреннее законодательство фирмы. Именно здесь прописывается режим работы, распорядок дня, основания для премирования, принципы оплаты труда, инструкции для каждого конкретного сотрудника и т.п. В этой связи не стоит путать их с ПЛС: например, само положение о премировании – это ПОД, а приказ о премировании конкретного работника – это ПЛС.
  3. Организационные близки к нормативным, но они содержат не сами нормы работы компании, а описывают конкретные задачи, которые стоят перед отдельными сотрудниками, отделами или всем штатом в данный момент. Например, руководство заявляет о переходе на сменный график работы целого отдела, вводит новое штатное расписание или объявляет о создании комиссии, которая будет расследовать несчастный случай и т.п.
  4. Надзорные регламентируют очередные плановые или внеплановые проверки, имеющие целью контроль работы отдела или всей фирмы, а также проведение переаттестации, сдачу годовой бухгалтерской отчетности, организацию инвентаризации и т.п.
  5. Отчетные – очень важная подгруппа ПОД: именно эти документы интересуют проверяющие органы прежде всего. В эту категорию входят все виды отчетности – не только финансово-экономического характера (бухгалтерские), но аналитические сводки, отчеты по выполнению планов отделами с приложениями, поясняющими план на аналогичный период в будущем, а также статистические отчеты (на крупных предприятиях).
  6. Финансовые приказы – это не бухгалтерские документы, а те приказы, которые намечают финансовую стратегию, планы продаж на будущий обозримый период, анализ финансовых рисков развития в той нише, где находится компания и т.п. Т.е. сюда относятся все документы, которые описывают финансовые планы руководства на конкретный период.
  7. Обеспечительные приказы – все документы, которые касаются вопросов материального снабжения деятельности компании: от закупок расходных материалов до приобретения необходимого сырья, офисной техники и т.п.
  8. Информационные – самая разнообразная подгруппа, которая по сути включает в себя все документы, не вошедшие в предыдущие 7 групп. Обычно это нормативные приказы, регулирующие регистрацию документооборота, помещение дела в архив, особенности оформления внутренних бумаг и т.п.

Таким образом, приказы, регулирующие основную деятельность фирмы, – это группа документов, которые условно объединены в одну категорию. Выделение связано по методу «от противного» – все, что не вошло в ПЛС и ПАД, причисляют к ПОД. Самые распространенные документы в этой категории, которые встречаются в любой компании, следующие:

  • об учреждении штатного расписания, его корректировке или полном изменении;
  • о введении порядка работы каждого сотрудника: режим, рабочие часы, количество смен, время для регламентированного перерыва и т.п.;
  • о введении в действие любого локального акта в компании, например, правила безопасности труда на том или ином объекте, положение о премировании и т.п.;
  • об инвентаризации всех имущественных объектов компании с установлением порядка проведения инвентаризации, полного перечня номенклатуры с номерами и т.п.;
  • о введении в действие графика текущих отпусков каждого сотрудника;
  • о порядке работы комиссии, организованной для расследования обстоятельств несчастного случая.

Приказы по основным видам деятельности хранятся в организации бессрочно, в то время как по личному составу, а также административно-хозяйственные – в течение 5 лет. Поэтому в содержании одного документа лучше не смешивать разные вопросы – тогда придется хранить слишком много фактически ненужных бумаг.

Как правильно оформить документ: пошаговая инструкция

Пример такого документа представлен на рисунке.

Структура приказа вне зависимости от вида основной деятельности компании, которую он регулирует, одинакова:

  1. Полное название организации – здесь нужно указать не только аббревиатуру, но и оригинальное название. Все реквизиты, контакты и прочие сведения о фирме прописывать не следует, поскольку приказ предназначен только для внутреннего использования в компании.
  2. Наименование, т.е. собственно «Приказ». Лучше сделать все буквы прописными и разместить в середине – как и в большинстве аналогичных документов.
  3. Реквизиты документа, т.е. дата издания/вступления в силу (иногда это разные дни), номер (согласно единым правилам внутренней нумерации), место издания (это актуально для крупных компаний, у которых есть местные структурные подразделения и филиалы). Рядом с номером документа можно поставить обозначение ОД, которое причисляет приказ к регулирующим основную деятельность. Делать это необязательно, хотя в целях удобства рекомендуется всегда применять соответствующую маркировку каждой бумаги.
  4. Собственно тема приказа, которая одновременно служит главным заголовком, предваряющим весь текст.
  5. Основание для введения поправки или новой нормы: «В связи с оптимизацией», «Во исполнение приказа» (т.е. ссылка на решение вышестоящего органа управления компании или конкретного должностного лица), «В целях приведения системы или отдельных элементов в соответствие с ГОСТ (или другого нормативного документа)», «В связи с производственной необходимостью» и т.п.
  6. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
  7. Собственно описание приказа и приведение ответственных лиц (ФИО и должности) за его исполнение. Бывают и случаи, когда конкретных ответственных нет, поскольку изменение достаточно масштабное и касается всего коллектива в целом. Тогда прописывается, что сам директор оставляет контроль исполнения за собой.
  8. ФИО, подпись уполномоченного лица. Здесь следует обратиться внимание, что печать организации на приказе не ставится – это внутренний документ, поэтому одной подписи считается достаточным, что он действительно вышел официально от имени компании. Т.е. приказ по основному виду деятельности действует только на основании подписи директора.

Таким образом, по сути такой приказ состоит из всех разделов, типичных для этого вида документов:

  1. Реквизиты, наименование фирмы (вводная часть).
  2. Констатирующая (описательная) часть, к которой приводится заглавие (т.е. какую сторону отношений регулирует приказ) и основание для введения нововведения: «В целях совершенствования…».
  3. Собственно распорядительная часть, которая следует после слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Именно здесь описываются нововведения, срок их исполнения и должностные лица, которые несут ответственность за реализацию идеи.
  4. Приложения – при необходимости вынести крупную информацию – номенклатуру, пофамильные списки, другие большие блоки за пределы текста приказа. Все приложения нумеруются (если их будет несколько) и являются неотъемлемой частью приказа.

Оборотная сторона документа

Любой ПОД вне зависимости от назначения имеет оборотную сторону; на ней приводятся должности и ФИО сотрудников:

  1. С которыми согласована редакция документа.
  2. Которые должны быть ознакомлены с ним под подпись.
  3. Который составил сам приказ. В крупных компаниях генеральный директор даже физически не может ознакомиться и тем более разработать весь поток документов, в которых нуждается фирма. Поэтому он делегирует часть своих полномочий доверенному лицу – другому сотруднику. Чаще всего это заместитель.

Журнал регистрации приказов

Для ПОД существует специальный журнал, в котором регистрируются только эти приказы. Он имеет одноименное название – журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Как правило, это 64-страничная брошюра формата А4 в картонной обложке, стилизованной под архивные документы (золотистого цвета). Левый край немного больше, как и в случае со всеми другими документами – поле используется для создания отверстий для подшивания в архив.

Записи в этот документ заносятся по стандартной форме, как показано на образце.

Номера всегда ставятся по порядку. Особое внимание следует обратить на поля «дата» и «название документа» – ошибки здесь недопустимы и с точки зрения удобства нахождения, и в плане проверок представителями разных органов. Также следует учесть, что названия приказов следует делать по возможности краткими, чтобы потом можно было легко отыскать их среди множества подобных бумаг.

Регистрировать документ нужно сразу после его подписания, потому что именно этот факт подтверждает юридическую силу приказа. Если же бумага вышла, но не зарегистрирована, формально она не существует, как можно понять из ГОСТ Р 51141-98 (там описывается, что именно регистрация фиксирует факт создания приказа).

Журнал регистрации ведется в течение календарного года. При этом на каждый год в обязательном порядке заводится новый журнал вне зависимости от состояния наполнения книги. Если в одном экземпляре места уже не осталось (что бывает только в случае с крупными организациями), заводится продолжение журнала, на котором указывается «Часть 2».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ПОД и ПЛС всегда регистрируются как отдельные документы – т.е. в содержании оного приказа не может быть элементов другого. Вместе с тем ПОД и ПАД могут быть объединены в один документ на усмотрение должностных лиц фирмы.

Как хранятся ПОД

Несмотря на то, что организация обязана хранить все ПОД, вне зависимости от срока давности, допускается отправить на длительное хранение те документы, к которым нет необходимости обращаться в текущей деятельности.

Порядок в данном случае достаточно прост:

  1. В конце каждого календарного года уполномоченные сотрудники оценивают, нужно ли будет обращаться к приказу или фактически он утратил актуальность.
  2. Все документы, утратившие силу, отправляются в специальное хранилище или передаются в архив.
  3. Об этом факте составляется информационный приказ по основному виду деятельности, который как обычно регистрируется в журнале.

Примеры распространенных видов приказов 2018 г

Далее приводятся образцы наиболее распространенных видов ПОД, которые составляют основную долю в документообороте практически каждой компании.

  1. О вступлении в должность директора (генерального директора, начальника филиала и т.п.).
  2. Об утверждении штатного расписания (введении нового, поправок к старому, учреждении в 1 раз).
  3. О передаче функций (на примере сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство).
  4. Об учреждении, поправках или введении новой редакции документа «Правила внутреннего трудового распорядка».
  5. О графике работы компании в отдельные периоды (например, во время майских праздников).
  6. О регламенте действий всех сотрудников в случае обнаружения пожара.
  7. О запрещении курения.
  8. О назначении ответственного (на примере лица, отвечающего за пожарную безопасность).
  9. О передаче права подписи (на примере права подписи во всех кадровых документах).
  10. О досрочном прекращении исполнения обязанностей руководителем.

Источник: https://2ann.ru/prikazy-po-osnovnym-vidom-deyatelnosti/

Положения в ООО: какие должны быть разработаны локальные акты

Бизнес юрист > Корпоративное право > Положения в ООО: какие должны быть разработаны локальные акты

Все действия, связанные с внесением в государственные реестры вновь образованных организаций, регламентируются законом 129-ФЗ от 08.08.2001 г. В нем содержится исчерпывающий перечень документов, необходимых в процессе регистрации.

Документы, необходимые при регистрации ООО: решение об образовании

Появлению в ЕГРЮЛ нового общества с ограниченной ответственностью предшествует решение, принимаемое его создателями.

В зависимости от того, сколько человек выступают в качестве учредителей, документально оно выглядит по-разному. Один владелец оформляет решение о создании юридического лица.

Формы этого документа в официальных классификаторах нет, поэтому составляется он произвольно и включает следующие сведения:

  • Число, месяц и год формирования решения
  • Место – населенный пункт
  • Название вновь образованного ООО в полной и сокращенной форме, при написании используется только кириллица

    Документы ООО

  • Юридический адрес новой организации по месту нахождения учредителя либо в помещении, на которое оформлен договор аренды
  • Сумма, в которую оценивается уставной капитал создаваемого юридического лица
  • Доля учредителей в уставном капитале, для единственного владельца она составляет 100%
  • Сроки внесения уставного капитала (не позднее, чем через 4 месяца с момента регистрации)
  • Отметка об утверждении Устава ООО
  • Наименование должности руководителя, его ФИО, паспортные данные, адрес регистрации, сведения о заключении трудового договора

При формировании документа нужно соблюдать требования ст.66.2 ГК РФ, закона 14-ФЗ от 08.02.1998г.

Если учредителей у ООО несколько, составляется протокол общего собрания в произвольной форме. Обязательно перечисляются все участники, избираются председатель и секретарь заседания. Протокол должен содержать те же пункты, что и решение, но по каждому проводится ание присутствующих и фиксируются результаты. По желанию собравшихся документ может быть заверен нотариально, утвержден подписями всех участников.

Устав ООО

Основным и единственным учредительным документом ООО на сегодняшний день является Устав. Его содержание определяется ст.12 14-ФЗ.

Этот документ в обязательном порядке включает в себя следующие данные:

  • Полное название организации
  • Допустимая сокращенная форма названия
  • Все виды деятельности ООО
  • Юридический и фактический адреса
  • Цели образования и предмет коммерческой деятельности
  • Перечень прав и обязанностей всех участников общества
  • Правила выхода участников из ООО

    Изучение Устава

  • Наименование, компетенция и функции руководящих органов
  • Порядок осуществления контроля деятельности ООО
  • Информация об уставном капитале: общий размер, доля каждого участника в процентном отношении и номинальной стоимости
  • Регламент перехода доли в уставном капитале к другому участнику общества
  • Данные о филиалах или обособленных подразделениях
  • Перечень вопросов, входящих в компетенцию общего собрания
  • Внесение вклада в имущество и распределение прибыли
  • Перечень, размер и порядок формирования резервных фондов
  • Порядок предоставления информации о коммерческой деятельности общества участникам и другим лицам
  • Регламент хранения уставной и корпоративной документации

В документ можно включать и другие важные для деятельности ООО сведения. Нужно следить, чтоб они не противоречили 14-ФЗ. Устав оформляется в двух прошитых и скрепленных печатью экземплярах, каждый из которых является оригиналом. Один остается в ИФНС, а другой с отметкой о регистрации возвращается учредителю.

В законах 129-ФЗ и 14-ФЗ и ГК РФ говорится о возможности использования типовых уставов при регистрации и в текущей деятельности ООО.

Это очень прогрессивное решение, позволяющее снизить затраты времени и денег на подготовку процедуры внесения в реестр. Суть заключается в том, что Минэкономразвития разработало типовые уставы для различных категорий ООО.

Например, для общества, имеющего одного учредителя, или для ООО с количеством участников до 15 человек и отсутствием права выхода.

Предполагается, что при регистрации учредители имеют право указать в решении или протоколе о создании, что ООО будет действовать на основании, например, типового Устава №1. Разрабатывать собственный и утверждать его нет необходимости. Достаточно ссылки. Однако, на сегодняшний день подобные документы не утверждены ИФНС и пока не применяются.

Подтверждение юридического адреса организации

Законодательство не требует подтверждения указанного в учредительных документах адреса. ИФНС разъясняет, что в решении и протоколе должны обязательно указываться номера офиса, помещения, этажа, отдельного входа, подъезда.

Это требуется для правильной идентификации местоположения юридического лица. Отсутствие конкретных элементов адреса часто является причиной временной приостановки процедуры регистрации.

ИФНС может дать поручение территориальной инспекции о проведении проверки подлинности и полноты адресных данных.

Юридический адрес

Если ООО регистрируется по месту жительства учредителя, достаточно предъявить копию паспорта с отметкой о регистрации и нотариально заверенную копию свидетельства о праве собственности. Для подтверждения аренды офиса потребуется:

  • Договор аренды или субаренды нежилого помещения
  • Гарантийное письмо собственника
  • Акт приемки нежилого помещения
  • Заверенная копия документа, подтверждающая права собственника на это помещение

Именно на юридический адрес, указанный в учредительных документах, будет направляться вся корреспонденция от инспекции и других государственных органов.

Договор о создании

В перечне документов, необходимых для регистрации ООО, с 2009 г. учредительного договора нет. Однако, его следует заключить на основании требований закона 14-ФЗ. Подписывается договор при наличии свыше одного учредителя и повторяет те данные, которые уже указаны в протоколе или Уставе:

  • Наименование
  • Порядок осуществления совместной деятельности
  • Уставной капитал
  • Права, обязанности, ответственность
  • Цель создания общества

Договор имеет значение при выделении одним из участников своей доли для подтверждения права собственности.

Информация для контрагентов

В соответствии с 14-ФЗ, единственным учредительным документом ООО является Устав. Однако, любая организация взаимодействует с различными контрагентами: банками, поставщиками, подрядчиками, покупателями и прочими. При открытии расчетных счетов, заключении контрактов и соглашений, участии в тендерах предъявляется требование о предоставлении учредительных документов.

Предоставление документов

В этом случае к Уставу следует приложить справки и свидетельства, выданные государственными органами при регистрации:

  • Свидетельство о регистрации юрлица
  • Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
  • Выписка из ЕГРЮЛ
  • Договор об оформлении расчетного счета и банковском обслуживании
  • Письмо от органов Госстатистики о кодах классификации
  • Уведомления Пенсионного фонда и ФСС с отметками о получении

Подлинники всех документов хранятся в соответствии с порядком, предусмотренным в Уставе.

Корпоративные документы ООО

Законодательного определения корпоративных документов не существует.

Этим термином определяют набор положений, приказов, локальных актов, разработанных в соответствии с потребностями организации для выстраивания системы внутреннего управления.

В этих документах распределяются полномочия, права и обязанности, отнесенные законами к сфере компетенции субъектов экономики. Набор и содержание их во многом зависят от размера организации, сферы ее деятельности, структуры управления.

Положение о собрании участников ООО

В ООО, имеющем более одного участника, принятие главных управленческих решений входит в компетенцию общего собрания. В положении о нем подлежат урегулированию следующие вопросы:

  • Форма и порядок оповещения участников ООО о месте, дате и времени сбора
  • Периодичность очередных собраний
  • Состав инициативной группы по созыву внеочередного

    Собрание учредителей

  • Распределение учредителей в зависимости от процентного соотношения их частей в уставном капитале
  • Согласование кворума
  • Возможность выдачи доверенности на представление своих интересов в ходе собрания законным представителем
  • Компетенция собрания участников
  • Внесение предложений по составлению повестки
  • Условия назначения председателя и секретаря общего собрания
  • Регламент составления протокола, подсчета и оформления результатов ания
  • Возмещение расходов на мероприятие

Общее собрание вправе решать важнейшие вопросы в отношении ООО: утверждение и прекращение полномочий управляющих органов, распределение чистой прибыли, принятие решений о реорганизации или ликвидации. Правильно составленное положение поможет избежать сомнений в правомерности принятых резолюций.

Положение о генеральном директоре и совете директоров

Отношения, возникающие в процессе трудовой деятельности руководителя ООО, регулируются гл. 43 ТК РФ. С ним заключается еще и гражданско-правовой контракт на основании ст.40 14-ФЗ.

Функции, зона ответственности и полномочия единоличного исполнительного органа ООО подробно оговорены в Уставе, ГК РФ и 14-ФЗ.

Положение о генеральном директоре создается в некоторых организациях с тем, чтобы в открытом документе прописать регламент избрания, должностные обязанности и ответственность руководителя, и не является обязательным.

Нужно только помнить, что в нем не должно быть никаких дополнительных условий или требований, не оговоренных в Уставе.

Генеральный директор

Иногда в ООО предусматривается создание совета директоров, также называемого наблюдательным. Его задача – контролировать исполнительного руководителя, а также решать другие вопросы коммерческой деятельности. В этом случае общее собрание утверждает Положение об этом коллегиальном органе с включением следующих разделов:

  • Принципы формирования
  • Полномочия
  • Регламент вынесения решений и организация деятельности
  • Ответственность

Законодательством обязательное создание совета директоров не предусмотрено. При желании учредители должны включить в Устав пункт о возможном формировании этого органа. Его права и обязанности также можно прописать в Уставе, а положение не разрабатывать.

Обязательные и рекомендуемые кадровые документы

Трудоустраивая наемных работников, ООО берет на себя ответственность по соблюдению ТК РФ. В процессе управления персоналом организация обязана разрабатывать собственные локальные нормативные акты, оформлять документы, подтверждающие трудовую деятельность работников, издавать приказы по личному составу. Вся обширная кадровая документация делится на три условных блока:

  1. Обязательная. Формируется во всех организациях независимо от формы собственности на основании требований ТК РФ.
  2. Рекомендованная. Формируется в целях оптимизации кадрового учета, способствует прозрачности, достоверности и систематизации работы с персоналом.
  3. Обязательная для организаций с определенными видами деятельности. Например, в ООО, оказывающем медуслуги, должно быть положение о регулярном направлении медицинских работников на специализацию.

В любом ООО непременно утверждаются руководителем локальные акты:

Документы кадрового отдела

  • Положение о внутреннем распорядке в организации (ст. 56 ТК)
  • Штатное расписание (ст.57 ТК)
  • Ежегодный график основных и дополнительных отпусков работников (ст.123 ТК)
  • Комплект документов по охране труда: инструкции по каждой профессии, входящей в штатное расписание, правила и периодичность проведения инструктажей, порядок расследования нарушений (ст.212 ТК)
  • График сменности, если производственный процесс предполагает посменную работу (ст.103 ТК)
  • Инструкция о допуске к работе с персональными данными, обеспечении их защиты (ст.86 ТК)

В ООО создается, заполняется, утверждается и хранится документация по личному составу. Это прежде всего трудовые договоры с работниками с дополнительными соглашениями и трудовые книжки. Издаются приказы:

  • О трудоустройстве, перемещении или увольнении
  • О предоставлении очередного, дополнительного, учебного отпуска
  • О служебных командировках
  • О поощрениях и взысканиях

К этой группе документов относятся личные карточки формы Т-2, заявления, объяснительные работников.

Для систематизации ведутся журналы или книги:

  • Учета перемещения трудовых книжек и вкладышей к ним
  • Получения и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей
  • Регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
  • Регистрации приказов по личному составу
  • Регистрации служебных заданий и командировочных удостоверений
  • Учета выданных справок работникам

Личные дела

Личные дела на каждого работника ООО вести не обязаны. Это законодательно предусмотрено только для государственных учреждений. Также рекомендательный характер носит заключение коллективного договора. Он необязателен, особенно, если коллектив небольшой, и все вопросы урегулированы другими документами. К рекомендуемым формам относятся и должностные инструкции для каждого работника.

Табеля учета рабочего времени, листки нетрудоспособности, другие документы для оплаты поступают в кадровую службу для регистрации, проверки и утверждения. Далее они передаются в бухгалтерию, там же организуется их хранение. Кадровики ведут реестры поступивших и переданных документов с отметкой получателей.

Источник: http://PravoDeneg.net/corporate/polozheniya-v-ooo-kakie-dolzhny-byt.html

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *